Oplossing

Orderverwerking automatiseren

Verwerk klantopdrachten sneller en betrouwbaarder: van e-mail, PDF of document naar verkooporder in je ERP. Met ImageCapture automatiseer je de orderontvangst en data entry aan het begin van je orderproces, met minder handmatig werk en meer controle op klant, producten, aantallen, prijzen en afwijkingen.

Plan vrijblijvend een demo

Meer weten

We verwerken verkooporders veel sneller en met aanzienlijk minder handmatig werk.

Els Fortunati, Finance Assistance bij Insulcon

Efficiënte orderverwerking vanaf orderontvangst

Klantorders komen binnen via e-mail, PDF, Word of verkoopkanalen. ImageCapture leest ordergegevens uit, controleert ze met ERP-data en zet de klantopdracht klaar richting verkooporder.

Zo hoeft je commercieel medewerker minder over te typen en komen afwijkingen in klant, product, prijs, aantal of beschikbaarheid eerder naar voren.

ERP-data als controlebasis

ImageCapture gebruikt gegevens uit je ERP, zoals klanten, artikelen, prijzen, voorraadniveaus, magazijn en afleverdata.

Orders digitaal verwerken

Bestellingen uit e-mails, PDF’s en documenten worden digitaal herkend, gecontroleerd en klaargezet voor verwerking.

Afwijkingen direct zichtbaar

Je ziet welke order is ontvangen, welke gegevens zijn herkend en waar nog actie nodig is.

ImageCapture:
automatisering van klantopdracht naar order

Data entry automatiseren is waardevol, maar betrouwbare orderverwerking vraagt om meer dan gegevens overnemen. Een fout in artikel, prijs, aantal of leverdatum kan later doorwerken in logistiek, voorraadbeheer, communicatie, klanttevredenheid en afhandeling.

ImageCapture combineert automatische herkenning met controle op ordergegevens. Zo ontstaat een digitaal orderproces van binnengekomen bestelling tot verkooporder in je ERP, zonder dat je volledige ordermanagement, commerce, WMS of fulfillment hoeft te vervangen.

Bekijk hoe het werkt

Wat levert snellere orderverwerking concreet op?

Van klantorder tot verkooporder: minder handmatig werk, meer efficiëntie, hogere nauwkeurigheid en eerder inzicht in afwijkingen binnen je orderproces en supply chain.

Klantorders sneller verwerkt

Bestellingen efficiënt verwerkt vanuit e-mails en PDF’s

Afwijkingen in voorraad, prijs of artikel eerder zichtbaar

Meer grip op voortgang, status en verantwoordelijkheden

Minder handmatige data entry en overtypen

Meer controle op producten, prijzen en aantallen

Minder vertragingen in communicatie, logistiek en afhandeling

Orderdocumenten digitaal gearchiveerd en eenvoudig terug te vinden

Van klantopdracht tot order in 6 stappen

Importeren

Bestelling ontvangen via e-mail of PDF

Klantorders komen binnen via e-mail, PDF, Word of andere documenten. ImageCapture leest de documenten in en zet ze klaar voor verwerking.

Herkennen

Klant en ordergegevens herkennen

De bestelling wordt gekoppeld aan de juiste klant of debiteur. Relevante gegevens zoals bedrijfsnaam, referentie, orderdatum en contactpersoon worden herkend of aangevuld.

Uitlezen

Producten, aantallen en prijzen uitlezen

ImageCapture leest orderregels uit, zoals artikelcodes, omschrijvingen, producten, aantallen, prijzen, leverweek en afleverdatum.

Matching

Controleren met ERP-data

De herkende gegevens worden gecontroleerd met data uit je ERP. Denk aan bekende artikelen, prijzen, voorraadniveaus, magazijn, klantgegevens en beschikbaarheid.

Fiatteren

Afwijkingen beoordelen

Afwijkingen in prijs, aantal, artikel of voorraad worden zichtbaar gemaakt. Afhankelijk van de inrichting kan de order naar de juiste collega, bijvoorbeeld sales, binnendienst of accountmanagement.

Succes!

Verkooporder verwerken en archiveren

Na controle wordt de klantorder verwerkt richting je ERP. De verkooporder, het originele document en de audit trail blijven digitaal beschikbaar.

Herkennen

Uitlezen

Matching

Fiatteren

Succes!

Importeren

Orderverwerking ondersteunt door AI

AI en machine learning helpen ImageCapture om klantorders, ordergegevens en documentstructuren flexibeler te herkennen, ook bij wisselende layouts en terugkerende klanten.

Zo wordt orderverwerking minder afhankelijk van handmatige invoer, terwijl controle, validatie, workflow en verwerking onderdeel blijven van hetzelfde proces.

Ontdek het zelf

Koppelingen met ERP, commerce en ordermanagement software

ImageCapture koppelt met meer dan 60 systemen. Klantorders worden verwerkt binnen je bestaande ERP- en orderprocessen, met ondersteuning voor klanten, artikelen, prijzen, voorraad, magazijn, afleverdata en workflow.

Onze software sluit aan op bestaande ERP-, commerce-, ordermanagement- en logistieke software, zonder processen zoals orderpicking, picklijsten, verpakking, verzendlabels, verzenden of fulfillment over te nemen.

Onze koppelingen

60+

Klantorders komen in verschillende formats binnen. Met ImageCapture worden ze sneller herkend, verwerkt en gekoppeld aan ons ERP. Dat scheelt handmatig invoerwerk én verkleint de kans op fouten.

Insulcon: minder handmatige orderinvoer, meer controle op klantorders

5.200 klantorders per jaar digitaal verwerkt

4 vestigingen, één uniforme werkwijze

Minder invoerfouten, door automatische verwerking

Lees het hele verhaal

Meer dan orderverwerking automatisering.

Factuurverwerking

Automatiseer inkomende facturen van herkenning en codering tot matching, goedkeuring en verwerking in je ERP.

Meer info

Orderbevestiging matching

Controleer automatisch of leveranciers bevestigen wat er besteld is, voordat afwijkingen later bij de factuur zichtbaar worden.

Meer info

Declaratieverwerking

Laat medewerkers bonnetjes, onkosten en creditcarduitgaven digitaal indienen via een eenvoudige declaratie app.

Meer info

Veelgestelde vragen over orderverwerking

Hide first

Wat is orderverwerking?

Orderverwerking is het proces waarin klantorders worden ontvangen, gecontroleerd, verwerkt en vastgelegd in je ERP of ordermanagement systeem. Denk aan bestellingen die binnenkomen via e-mail, PDF, Word, verkoopkanalen of andere documenten. Een gestroomlijnd orderverwerkingssysteem helpt organisaties om groei, klantrelaties, communicatie en afhandeling beter te beheren.

Wat betekent orderverwerking automatiseren?

Orderverwerking automatiseren betekent dat klantorders digitaal worden ingelezen, gegevens worden herkend en informatie zoals klant, artikel, aantal, prijs en afleverdatum wordt gecontroleerd met je ERP. Automatisering kan verwerkingstijden sterk verkorten, handmatige stappen verminderen, fouten verlagen en de nauwkeurigheid van orderinvoer verbeteren.

Wat gebeurt er bij afwijkingen in een bestelling?

Afwijkingen in prijs, artikel, aantal of voorraad kunnen zichtbaar worden gemaakt. Afhankelijk van de inrichting kan de order naar de juiste persoon, zoals een commercieel medewerker, binnendienstmedewerker, accountmanager of management. Zo kun je sneller handelen, klantcommunicatie verbeteren en loyaliteit versterken doordat fouten eerder worden gezien.

Is ImageCapture ordermanagement software?

ImageCapture is geen volledig ordermanagement systeem. Je ERP blijft leidend voor voorraadbeheer, levering, fulfillment, orderpicking, verzendkosten en verdere afhandeling. ImageCapture automatiseert vooral de documentstroom vóór de verkooporder. Daardoor past de oplossing naast bestaande ordermanagement software, WMS, commerce-platformen en logistieke software.

Is ImageCapture order-to-cash software?

ImageCapture automatiseert niet het volledige order-to-cash proces. De oplossing richt zich op de eerste stap: klantorders digitaal verwerken en omzetten richting verkooporder in je ERP. Processen zoals betaling, verzending, verpakking, orderpicking en fulfillment blijven in je bestaande systemen.

Kan ImageCapture klantorders uit e-mails of PDF’s verwerken?

Ja, klantorders kunnen digitaal worden verwerkt vanuit e-mails, PDF’s, Word-documenten of andere orderdocumenten. Ook wanneer bestellingen uit verschillende verkoopkanalen komen, blijft data validatie belangrijk. De mate van automatisering hangt af van de documentstructuur, ERP-koppeling en gewenste controle.

Welke gegevens kan ImageCapture uit klantorders halen?

ImageCapture kan onder andere klantgegevens, bedrijfsnaam, referenties, artikelcodes, omschrijvingen, producten, aantallen, prijzen, leverweek, afleverdatum, magazijn en andere ordergegevens herkennen of aanvullen. Waar nodig kunnen gegevens worden gesynchroniseerd met ERP-data, zodat klanten, artikelen en prijzen beter aansluiten op je bestaande administratie.

Kan ImageCapture verkooporders automatisch aanmaken?

Ja, afhankelijk van je ERP-koppeling en inrichting kan ImageCapture klantorders verwerken richting verkooporders. Daarbij worden gegevens herkend, gecontroleerd en waar nodig via workflow beoordeeld. Bij afwijkingen kan een commercieel medewerker, binnendienstmedewerker of ander aanspreekpunt verantwoordelijk worden gemaakt voor opvolging.

Kan ImageCapture voorraad en beschikbaarheid controleren?

Ja, afhankelijk van je ERP-koppeling kan ImageCapture ordergegevens vergelijken met beschikbare ERP-data. Denk aan bekende artikelen, voorraadniveaus, beschikbaarheid, prijzen, magazijninformatie of andere gegevens die belangrijk zijn voor orderverwerking. Voor taken zoals orderpicking, picklijsten, magazijnindeling en aansturing van een magazijnmedewerker blijft je WMS of logistieke software leidend.

Werkt orderverwerking software met mijn ERP systeem?

ImageCapture koppelt met meer dan 60 systemen. Tijdens een demo kijken we welke koppeling en inrichting passen bij jouw ERP, sector, orderproces en manier waarop klantorders binnenkomen. Ook bespreken we welke implementatie logisch is, welke verplichtingen of interne afspraken gelden en waar automatisering helpt om handmatig werk, operationele kosten en vertragingen te verlagen.