Werk je met Odoo, maar kost het verwerken van inkomende facturen nog steeds veel tijd? De boeking zelf is meestal niet het probleem. Het werk zit vooral in het verzamelen van documenten, controleren van gegevens, oplossen van afwijkingen en opvolgen van goedkeuringen.
Scan Sys koppelt nu met Odoo. Daarmee voeg je een vaste documentstroom toe voor inkomende facturen, terwijl Odoo het centrale systeem voor je boekhouding blijft. In dit artikel lees je hoe ontvangst, herkenning, controle en fiattering op elkaar aansluiten.
- Wat doet Odoo zelf al met inkomende facturen?
- Facturen verwerken in Odoo: waar gaat tijd verloren?
- Facturen verwerken in Odoo met Scan Sys
- Inkoopfacturen fiatteren in Odoo
- Wanneer is de koppeling met Scan Sys interessant?
- Wat levert een vaste factuurstroom op?
- Veelgestelde vragen over facturen verwerken in Odoo
Wat doet Odoo zelf al met inkomende facturen?
Odoo digitaliseert inkomende facturen met Optical Character Recognition, oftewel OCR. Ook kan Odoo facturen koppelen aan beschikbare inkooporders.
Scan Sys vult dit aan met een vaste werkwijze voor controle en fiattering. Zo worden facturen gestructureerd behandeld voordat de gegevens in Odoo worden verwerkt.
Facturen verwerken in Odoo: waar gaat tijd verloren?
De meeste tijd gaat zitten in de stappen vóór de verwerking in de boekhouding.
Facturen komen binnen via verschillende kanalen. Medewerkers zoeken aanvullende informatie op, controleren afwijkingen en bepalen wie een factuur moet goedkeuren. Zodra gegevens ontbreken, ontstaat extra afstemming tussen finance, inkoop en andere afdelingen.
Veelvoorkomende knelpunten zijn:
- facturen staan verspreid over mailboxen en mappen;
- gegevens worden handmatig overgenomen;
- boekingsinformatie moet worden opgezocht;
- afwijkingen vragen aanvullende controle;
- goedkeuringen verlopen via losse e-mails;
- de actuele status is niet direct zichtbaar;
- openstaande acties moeten handmatig worden opgevolgd.
Alleen een factuur scannen of herkennen lost deze tussenstappen niet op. Daarvoor moeten ook controle en fiattering onderdeel zijn van dezelfde werkwijze.
Facturen verwerken in Odoo met Scan Sys
Scan Sys ondersteunt het proces vanaf het moment dat een factuur binnenkomt tot de verwerking in Odoo. Daarmee krijgt de verwerking van inkomende facturen een vaste en herkenbare structuur.
- Facturen centraal ontvangen
Inkomende facturen komen samen in één verwerkingsstroom. De financiële administratie hoeft documenten daardoor niet steeds uit verschillende mailboxen en mappen te verzamelen.
- Factuurgegevens herkennen
De relevante gegevens op de factuur worden herkend. Deze informatie vormt de basis voor de verdere controle en verwerking.
- Gegevens controleren
De herkende informatie wordt gecontroleerd. Ontbreekt er iets of vraagt een factuur om aanvullende beoordeling? Dan blijft dit zichtbaar binnen het proces.
- Digitaal fiatteren
Facturen waarvoor goedkeuring nodig is, gaan via een vaste workflow naar de verantwoordelijke medewerker. De fiatteur keurt de factuur goed, wijst deze af of voegt een toelichting toe.
- Verwerken in Odoo
Na de benodigde controle en goedkeuring worden de factuurgegevens via de koppeling verwerkt in de boekhouding van Odoo.
Inkoopfacturen fiatteren in Odoo
Inkoopfacturen fiatteren betekent dat een bevoegde medewerker controleert of een factuur inhoudelijk akkoord is en verder verwerkt mag worden.
Juist deze stap zorgt regelmatig voor vertraging. Een factuur moet bijvoorbeeld eerst worden beoordeeld door een inkoper en daarna door een budgethouder. Wanneer dit via losse e-mails verloopt, moet de financiële administratie zelf bijhouden wie nog moet reageren.
Facturen verwerken in Odoo vraagt daarom ook om een duidelijke goedkeuringsroute. Scan Sys brengt die goedkeuring onder in een digitale workflow die wordt ingericht volgens de afspraken binnen jouw organisatie.
De fiatteur krijgt de factuur en de beschikbare informatie bij elkaar te zien. Daarna wordt de factuur goedgekeurd, afgewezen of voorzien van een toelichting.
Zo blijft zichtbaar:
- wie de factuur moet beoordelen;
- welke beslissing is genomen;
- waarom een factuur is afgewezen;
- welke actie nog openstaat;
- waar de factuur zich in het proces bevindt.
De financiële administratie hoeft daardoor minder achter goedkeuringen aan te gaan. De menselijke controle blijft aanwezig op de momenten waarop een beoordeling nodig is.
Wanneer is de koppeling met Scan Sys interessant?
De koppeling wordt vooral relevant wanneer facturen verwerken in Odoo meer vraagt dan alleen herkennen en boeken. Bijvoorbeeld wanneer:
- meerdere medewerkers facturen moeten goedkeuren;
- facturen via verschillende kanalen binnenkomen;
- ontbrekende informatie regelmatig moet worden aangevuld;
- afwijkingen inhoudelijke controle vragen;
- de status van een factuur niet direct zichtbaar is.
Kijk daarom niet alleen naar het aantal facturen. Vooral het aantal controles, uitzonderingen en goedkeuringsstappen bepaalt hoeveel handwerk er in het proces zit.
Wat levert een vaste factuurstroom op?
Een voorbeeld laat zien waar het verschil ontstaat. Een factuur komt via e-mail binnen. Tijdens de controle blijkt dat de kostenplaats ontbreekt en dat de prijs niet overeenkomt met de bijbehorende inkooporder. De inkoper moet de afwijking beoordelen. Daarna moet de budgethouder nog goedkeuring geven.
Zonder vaste workflow zoekt de administratie aanvullende informatie op, stuurt de factuur door en houdt zelf bij wie nog moet reageren. De communicatie en status raken verdeeld over Odoo, e-mail en persoonlijke notities.
Met een vaste documentstroom blijven de factuur, de afwijking en de openstaande acties bij elkaar. De inkoper en budgethouder krijgen de factuur op het juiste moment aangeboden. Na goedkeuring worden de gegevens in Odoo verwerkt.
Daardoor wordt facturen verwerken in Odoo overzichtelijker. De afwijking verdwijnt niet, maar het is wel duidelijk wie deze moet beoordelen en welke stap daarna volgt.
Veelgestelde vragen over facturen verwerken in Odoo
Odoo ondersteunt het digitaliseren en verwerken van inkomende facturen. Scan Sys vult dit aan met een vaste documentstroom voor herkenning, controle en fiattering, waarna de factuurgegevens in Odoo worden verwerkt.
Ja. Odoo digitaliseert inkomende facturen met Optical Character Recognition, oftewel OCR. Het systeem herkent gegevens op het document en kan de factuur koppelen aan een beschikbare inkooporder.
Ja. Pdf-facturen kunnen digitaal worden aangeleverd en verwerkt. Met Scan Sys worden inkomende documenten samengebracht in een vaste verwerkingsstroom voordat de factuurgegevens in Odoo terechtkomen.
Scan Sys ondersteunt de documentstroom rondom herkenning, controle en fiattering van inkomende facturen. Odoo blijft het centrale systeem voor de boekhouding en de uiteindelijke financiële verwerking.
De koppeling verbindt de documentverwerking van Scan Sys met Odoo. Na de afgesproken controles en goedkeuring worden de factuurgegevens via de koppeling in Odoo verwerkt.
Scan Sys brengt inkomende facturen samen in één verwerkingsstroom. Daardoor hoeft de financiële administratie documenten niet steeds uit verschillende mailboxen en mappen te verzamelen.
De koppeling is vooral relevant wanneer facturen verwerken in Odoo veel controles, uitzonderingen of goedkeuringsstappen vraagt. Ook bij verschillende documentkanalen of meerdere betrokken medewerkers ontstaat behoefte aan een vaste workflow.
