Wat verandert er per 1 juli 2026 met de nieuwe archiefwet?
De nieuwe Archiefwet 2026 treedt op 1 juli 2026 in werking. De huidige wet dateert uit 1995, een tijd waarin overheidsinformatie grotendeels op papier werd bewaard. Inmiddels is vrijwel alles digitaal. Die realiteit vraagt om nieuwe wetgeving, en die komt er nu.
De wet geldt formeel alleen voor overheidsorganisaties. Toch raakt de boodschap ook het mkb, van zakelijke dienstverleners tot onderwijsinstellingen en zorgorganisaties.
Waarom? Omdat de onderliggende trend veel breder is dan wetgeving alleen: informatie moet vindbaar zijn, veilig opgeslagen worden en vooral aantoonbaar op orde zijn. Niet alleen om te voldoen aan regels, maar om als organisatie goed te kunnen functioneren.
Wat verandert er precies?
Op hoofdlijnen zijn de wijzigingen inmiddels duidelijk. Wil je alle details en toelichtingen vanuit de overheid nalezen? Bekijk dan de officiële pagina van Rijksoverheid over de nieuwe Archiefwet.
De drie belangrijkste wijzigingen:
- Verkorting van de overbrengingstermijn
Informatie moet al na 10 jaar worden overgedragen aan een archiefinstelling, in plaats van na 20 jaar. - Verplichte aanstelling van een archivaris
Elke overheidsorganisatie moet een specialist aanwijzen die toezicht houdt op de archivering en toegankelijkheid van informatie. - Uitbreiding van de uitzonderingsgronden op openbaarheid
In plaats van 3 zijn er straks 14 gronden om documenten (tijdelijk) niet openbaar te maken. Dat stelt hogere eisen aan zorgvuldige en transparante dossiervorming.
Archiveren is daarmee geen sluitstuk meer van het informatieproces, maar een integraal onderdeel van het dagelijks werk.
Waarom is dit ook voor (mkb)bedrijven relevant?
(Mkb-)bedrijvenvallen niet onder de Archiefwet, maar de principes en ontwikkelingen erachter zijn wél van toepassing, zeker voor organisaties die informatiegevoelig werken.
Drie redenen waarom dit ook het bedrijfsleven raakt:
- Interne controle en risicovermindering
Of het nu gaat om audits, juridische discussies of kwaliteitsborging: goed georganiseerde archieven helpen je sneller, vollediger en veiliger handelen. - Samenwerking met overheden
Lever je aan gemeenten, provincies of andere instellingen? Dan moet je documentatie en archivering vaak kunnen afstemmen op hun vereisten. - Regels zoals de AVG en fiscale bewaarplicht
Bedrijven zijn wettelijk verplicht om documenten veilig en aantoonbaar te bewaren. De eisen aan betrouwbaarheid en terugvindbaarheid lijken sterk op die uit de Archiefwet.
De Archiefwet geldt formeel alleen voor overheidsorganisaties. Maar de trend die daar zichtbaar wordt, strakkere eisen aan digitale archivering en dossiervorming, raakt ook het bedrijfsleven.
Zo voert de Belastingdienst steeds gerichter controles uit op basis van externe databronnen (zoals betaalplatformen, buitenlandse rekeningen en loonadministraties). Wie zijn archief, transacties en onderbouwing niet snel en volledig kan aanleveren, loopt meer risico op correcties, en bij ernstige gebreken zelfs op omkering van de bewijslast.
Digitale archivering als proces, niet als bijlage
De belangrijkste les uit de Archiefwet: archivering begint niet achteraf, maar direct bij binnenkomst van informatie.
Bedrijven die documenten direct koppelen aan transacties, projecten of klantdossiers, bouwen automatisch aan een archief dat klopt. Dat scheelt later tijd, voorkomt fouten en maakt je minder afhankelijk van specifieke collega’s of losse mappenstructuren.
Als je dat gestructureerd, veilig en toegankelijk doet, creëer je rust. En ruimte. Je voldoet aan regels, je voorkomt misverstanden, en je vindt alles terug, ook als die ene collega op vakantie is of vertrekt. Niet alleen snel, maar vooral compleet en correct.
Hoe ondersteunt ImageCapture bij digitale archivering?
ImageCapture Archief is een oplossing die digitale archivering automatisch onderdeel maakt van je bestaande processen. Het helpt organisaties te voldoen aan de eisen van de Archiefwet, zonder dat medewerkers er extra werk van hebben.
- Automatische opslag bij verwerking
Zodra een document, zoals een factuur, contract of rapportage, wordt verwerkt, wordt het automatisch gearchiveerd. Gekoppeld aan de juiste entiteit, met metadata, rechten en versiebeheer. - Robuuste zoek- en beheermogelijkheden
Documenten zijn direct terug te vinden via zoekfuncties, filters of integratie met je DMS. Geen mappenstructuren, maar werkbare toegankelijkheid. - Beveiligde, gecontroleerde opslag
Alles is voorzien van logging, rechtenbeheer en compliance-structuren. Zo voldoe je aan de Archiefwet én aan de AVG. - Naadloze koppeling met jouw systemen
ImageCapture integreert met meer dan 60+ koppelingen. Archiveren voelt niet als iets extra’s, maar als een logisch onderdeel van het werkproces.
Veelgestelde vragen over de digitale archivering
Moet ik overstappen naar de cloud?
Nee, ImageCapture ondersteunt zowel cloud als on-premise. Jij kiest wat past binnen je infrastructuur en compliancebeleid.
Is archiveren hiermee volledig automatisch?
Ja. Archivering is geïntegreerd in het verwerkingsproces, inclusief metadata, rechtenbeheer en logging.
Voldoet dit aan bewaarplicht en AVG?
Ja. Zowel de fiscale als juridische bewaartermijnen worden ondersteund, net als toegangsbeveiliging en audit trails.
Werkt dit met onze bestaande systemen?
Ja. ImageCapture koppelt met vrijwel alle gangbare ERP-, financiële, TMS en DMS-systemen.
