DRI Rubber stroomlijnt factuurverwerking en bespaart kostbare tijd
DRI Rubber, wereldleider in rubberrecycling, optimaliseerde zijn factuurverwerkingsproces met ImageCapture. Het digitaliseren van de factuurverwerking en -goedkeuring, geïntegreerd met Exact Globe, bespaart het bedrijf tijd en verbetert de nauwkeurigheid. Deze automatisering zorgt ervoor dat alle documenten direct toegankelijk en doorzoekbaar zijn, wat bijdraagt aan een efficiëntere en minder foutgevoelige administratie.
DRI Rubber, een internationale marktleider in rubberrecycling, bedient diverse industrieën zoals de agrarische sector, automotive, mijnbouw, en sport. Het bedrijf recyclet autobanden en biedt zo duurzame oplossingen voor de rubberindustrie. Door de snelle groei en een jaarlijks volume van 7500 facturen, ontstond de behoefte aan een efficiëntere digitale verwerking en archivering van facturen. Ronald Bovers, verantwoordelijk voor HR en ICT bij DRI Rubber, leidde de digitalisering van het facturatieproces met ImageCapture, waarbij tijdsbesparing en foutreductie centraal stonden.
Facturen per jaar
Continenten met ImageCapture
Jaren actief
De uitdaging
DRI Rubber, een internationale marktleider in rubberrecycling, bedient diverse industrieën zoals de agrarische sector, automotive, mijnbouw, en sport. Het bedrijf recyclet autobanden en biedt zo duurzame oplossingen voor de rubberindustrie. Door de snelle groei en een jaarlijks volume van 7500 facturen, ontstond de behoefte aan een efficiëntere digitale verwerking en archivering van facturen.
Ronald Bovers, verantwoordelijk voor HR en ICT bij DRI Rubber, leidde de digitalisering van het facturatieproces met ImageCapture, waarbij tijdsbesparing en foutreductie centraal stonden.
Niet alleen de fiatteurs zijn er blij mee. Het systeem levert iedereen veel tijdwinst op.
Het proces / de werkwijze
DRI Rubber koos voor ImageCapture na een uitgebreide evaluatie van factuurverwerkingsoplossingen en besloot deze te implementeren in zowel Nederland als de VS. Dankzij de inzet van de consultants van Scan Sys werd de software snel en efficiënt uitgerold, waarbij sessies flexibel gepland werden om het tijdsverschil met de VS te overbruggen.
Binnen een maand waren beide locaties operationeel met de nieuwe software, wat zorgde voor een soepele overgang en directe verbetering in de factuurverwerking.
Het resultaat
Foutloze factuurverwerking
Dankzij de automatisering met ImageCapture kunnen de meeste facturen nu foutloos en efficiënt verwerkt worden, zonder handmatige invoer.
Efficiëntere workflow
De geautomatiseerde workflow bespaart medewerkers tijd, doordat alle documenten digitaal aangeboden worden. Dit vermindert de tijd die nodig is voor het zoeken en goedkeuren van facturen aanzienlijk.
Digitaal archief
Medewerkers en fiatteurs waarderen het digitale archief door de verbeterde zoekfuncties en het gemak van bijlagen toevoegen. Documenten zijn snel terug te vinden, wat de snelheid en kwaliteit van controles en audits verbetert.
Ronald Bovers
DRI Rubber, Financial controller
What's next?
Met de succesvolle implementatie van ImageCapture kijkt DRI Rubber uit naar verdere uitbreidingen binnen de digitalisering van administratieve processen. Ronald Bovers en zijn team onderzoeken andere toepassingen van ImageCapture om de efficiency in het gehele bedrijf verder te vergroten.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
