Hoe Looop 31% per factuur bespaart en het papierverbruik met 65% terugdringt
Looop, actief in de Agri- & Foodsector, geeft reststromen uit de levensmiddelen- en fermentatie-industrie een tweede leven. Het bedrijf streeft naar een volledig circulaire wereld waar afval niet langer bestaat. Door digitalisering van hun factuur- en documentverwerkingsprocessen met ImageCapture, gekoppeld aan AccountView en Transpas, optimaliseerde Looop hun bedrijfsvoering en bespaarde zowel tijd als kosten.
Looop herwaardeert jaarlijks bijna 2 miljoen ton co-producten zoals bierbostel en aardappelstoomschillen tot hoogwaardige grondstoffen. Het bedrijf is opgedeeld in de divisies Co-products en Logistics, die samen een circulaire economie bevorderen.
Met een groeiende hoeveelheid facturen en transportdocumenten zocht Looop naar een efficiëntere manier om deze te beheren. Bram Kuunders, Operations Manager, vertelt hoe de samenwerking met Scan Sys de administratieve last verlichtte en duurzaam werken bevorderde.
Jaarlijkse facturen
Besparing per factuur
Printreductie
De uitdaging
Voor de implementatie van ImageCapture verliep de verwerking van facturen en transportdocumenten bij Looop inefficiënt en foutgevoelig. Facturen werden handmatig geprint, rondgestuurd en ingevoerd in het ERP-systeem AccountView. Deze werkwijze veroorzaakte veel fouten en vertragingen.
“In Logistics was het handmatig archiveren van transportdocumenten zelfs nog tijdrovender. Documenten zoeken duurde lang en leidde vaak tot frustratie,” legt Bram uit. Looop had dringend behoefte aan een oplossing om de werkdruk te verlagen en overzicht te creëren in het goedkeuringsproces.
Ik herinner me nog goed hoe we ordners met facturen door het kantoor sjouwden voor handtekeningen. Dat moest echt anders.
Het proces / de werkwijze
Looop werkte in fases aan de implementatie van ImageCapture, specifiek afgestemd op de behoeften van Co-products en Logistics.
De eerste fase richtte zich op de automatisering van inkoop- en kostenfacturen bij Co-products, met een naadloze koppeling met AccountView. Het doel was handmatige fouten te elimineren en de doorlooptijden te verkorten.
De tweede fase draaide om de integratie van ImageCapture met Transpas. OCR-technologie werd ingezet om transportdocumenten automatisch te koppelen aan dossiernummers, wat het handmatige werk drastisch verminderde en zoektijden minimaliseerde. Bram benadrukt het belang van samenwerking: “Scan Sys werkte nauw met ons samen om oplossingen op maat te bieden. We hebben het proces in kleine stappen uitgerold, met medewerkers die het systeem testten voordat het live ging.”
Door deze aanpak verliep de overgang soepel, en al snel werd ImageCapture een integraal onderdeel van de werkprocessen.
Het resultaat
Versnelde factuur- en documentverwerking
De geautomatiseerde workflow zorgde voor kortere doorlooptijden en efficiëntere processen. Facturen worden nu snel en foutloos verwerkt, en het goedkeuringsproces is volledig digitaal.
Verbeterd inzicht en overzicht
Facturen en transportdocumenten zijn digitaal toegankelijk, waardoor medewerkers altijd inzicht hebben in de status van een document. Dit elimineert de behoefte aan papieren archieven.
Duurzaamheid en kostenbesparing
Looop realiseerde een kostenbesparing van 31% per factuur en een aanzienlijke reductie in papierverbruik met 65% minder printverbruik op de Finance-afdeling en 42% minder in Logistics.
Bram Kuunders
Looop, Operations Manager
What's next?
Looop is van plan om de data uit ImageCapture verder te analyseren met Business Intelligence-tools om processen nog efficiënter te maken. Het bedrijf blijft inzetten op innovatie en automatisering, met duurzaamheid als rode draad in hun missie.
Gebruikte oplossingen
Documentverwerking
Iedere onderneming heeft te maken met documentstromen zoals: poststukken, pakbonnen en brieven. Vaak zijn dit nog papieren stukken. Het archiveren van de documenten neemt kostbare ruimte in beslag en de documenten zijn lastig terug te vinden.
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
