Hoe Looop 31% per factuur bespaart en het papierverbruik met 65% terugdringt
Documentverwerking bij Looop is met ImageCapture digitaal ingericht voor facturen én transportdocumenten. De organisatie verwerkt jaarlijks 20.000 facturen en digitaliseerde haar processen met koppelingen naar AccountView en Transpas. Dat leidde tot meer overzicht, kortere doorlooptijden, 31% kostenbesparing per factuur en een flinke daling in printverbruik.
Looop is actief in de Agri- & Foodsector en zet zich in voor een circulaire economie. Het bedrijf geeft reststromen uit de levensmiddelen- en fermentatie-industrie een tweede leven.
Co-producten zoals bierbostel en aardappelstoomschillen worden hergewaardeerd tot grondstoffen voor onder andere de voedselketen, diervoeding en duurzame energiebronnen.
Looop bestaat uit twee onderdelen: Co-products en Logistics. Samen verwerken zij jaarlijks bijna 2 miljoen ton co-producten. Met 100 medewerkers en een grote stroom aan facturen en transportdocumenten was digitalisering een logische stap om processen efficiënter en duurzamer in te richten.
Facturen per jaar
Aantal medewerkers
procent kostenbesparing gerealiseerd
De uitdaging
Voor de digitalisering verwerkte Looop jaarlijks ongeveer 20.000 facturen. Dat proces was tijdrovend en inefficiënt. Facturen werden uitgeprint, handmatig rondgestuurd voor goedkeuring en daarna opnieuw ingevoerd in AccountView.
Bram Kuunders, verantwoordelijk voor Marketing en IT bij Looop, beschrijft het oude proces als volgt:
“Bij Looop verwerkten we jaarlijks zo’n 20.000 facturen, wat een tijdrovend en inefficiënt proces was. Facturen werden uitgeprint, handmatig rondgestuurd voor goedkeuring en daarna opnieuw ingevoerd in ons ERP-systeem, AccountView. Dit zorgde niet alleen voor veel fouten, maar was ook slecht voor het milieu. Daarnaast ontbrak het ons aan overzicht: waar bevinden facturen zich in het goedkeuringsproces en wie moet welke stappen nemen? Kortom, we wisten dat dit anders moest.”
Bij het bedrijfsonderdeel Logistics speelde daarnaast een tweede uitdaging: de grote stroom aan transportdocumenten. Die documenten werden handmatig gearchiveerd, waardoor medewerkers veel tijd kwijt waren aan zoeken wanneer documenten opnieuw nodig waren.
Voor Looop was digitalisering dus niet alleen een manier om sneller te werken. Het sloot ook aan bij de duurzame manier waarop het bedrijf naar processen kijkt: minder papier, minder handmatig werk en meer grip op de dagelijkse documentstromen.
“Ik herinner me nog goed hoe we ordners met facturen door het kantoor sjouwden voor handtekeningen. Dat moest anders!”
De oplossing
De implementatie van ImageCapture vond gefaseerd plaats. Eerst werd ImageCapture bij Co-products gekoppeld aan AccountView voor de verwerking van inkoop- en kostenfacturen. Daarna werd de integratie met Transpas uitgerold bij het bedrijfsonderdeel Logistics, waar transportdocumenten werden gedigitaliseerd.
Bram licht toe:
“Voor ons was het belangrijkste doel om de processen te stroomlijnen en efficiënter te maken door digitalisering en automatisering. We hebben nauw samengewerkt met Scan Sys om oplossingen te definiëren die afgestemd zijn op onze complexe facturen en transportstromen. Daarnaast hebben we onze medewerkers betrokken bij het testen en gefaseerd live laten gaan van de software.”
Voor de transportdocumenten wordt OCR-technologie gebruikt om documenten automatisch te koppelen aan dossiernummers. Daardoor hoeven medewerkers minder handmatig te archiveren en kunnen zij documenten sneller terugvinden via Transpas.
Bij de factuurverwerking zorgt ImageCapture ervoor dat facturen digitaal worden verwerkt en dat er meer inzicht ontstaat in waar een factuur zich in het goedkeuringsproces bevindt.
De resultaten
65% minder printverbruik op Finance & Control
De verwerking van inkoop- en kostenfacturen verloopt sneller. Looop heeft daardoor meer inzicht in waar facturen zich bevinden en welke stappen nog nodig zijn.
Meer overzicht in facturen en transportdocumenten
Facturen en transportdocumenten zijn digitaal toegankelijk. Medewerkers kunnen documenten sneller terugvinden en hebben beter zicht op de status van facturen in het proces.
Minder handmatig archiveren bij Logistics
Transportdocumenten worden automatisch gekoppeld aan dossiernummers en zijn via Transpas op te vragen. Daardoor neemt het handmatige zoek- en archiveerwerk af.
65% minder printverbruik op Finance & Control
Bij de implementatie daalde het printverbruik op de afdeling Finance & Control met 65%. Dat sluit aan bij de bredere duurzaamheidsdoelstellingen van Looop.
42% minder printverbruik op Logistics
Ook bij Logistics werd minder geprint. Daar daalde het printverbruik met 42%, mede doordat transportdocumenten digitaal beschikbaar werden.
31% kostenbesparing per factuur
Naast de daling in papierverbruik realiseerde Looop een kostenbesparing van 31% per factuur. Daarmee levert de digitalisering niet alleen procesmatig, maar ook financieel voordeel op.
Bram Kuunders
Looop, Marketing & IT bij Looop
Hoe verlaagt Looop factuurkosten en papierverbruik met digitale documentverwerking?
Looop gebruikt ImageCapture om facturen en transportdocumenten digitaal te verwerken. Bij Co-products is ImageCapture gekoppeld aan AccountView voor de verwerking van inkoop- en kostenfacturen. Bij Logistics worden transportdocumenten via ImageCapture gedigitaliseerd en gekoppeld aan dossiernummers in Transpas.
Daardoor zijn documenten sneller terug te vinden, is er meer overzicht in het proces en hoeft er minder te worden geprint. Looop realiseerde 31% kostenbesparing per factuur, 65% minder printverbruik op Finance & Control en 42% minder printverbruik op Logistics.
Gebruikte oplossingen
Documentverwerking
Iedere onderneming heeft te maken met documentstromen zoals: poststukken, pakbonnen en brieven. Vaak zijn dit nog papieren stukken. Het archiveren van de documenten neemt kostbare ruimte in beslag en de documenten zijn lastig terug te vinden.
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
