Factuurcontrole bij Orangeworks is met Scan Sys en Ridder iQ digitaal ingericht voor een groeiende internationale projectorganisatie. Inkooporder-gerelateerde facturen worden gecontroleerd aan de hand van bestellingen, waardoor facturen minder lang onderweg zijn, minder snel blijven liggen en beter traceerbaar worden.
Orangeworks Process Professionals is specialist in de voedingsindustrie. Het bedrijf werd in 1970 opgericht als Staalwerk Mill en groeide uit tot een internationale speler in de verwerking van RVS.
Orangeworks levert machines, materialen en complete procesinstallaties voor omgevingen waar hygiëne en kwaliteit belangrijk zijn. Ruim 80% van de opdrachten komt uit het buitenland.
De organisatie is actief in 9 markten, telt meer dan 110 medewerkers en groeide in omzet van 4 miljoen naar 30 miljoen euro per jaar. Door die groei werd het steeds belangrijker om ook de ondersteunende processen verder te automatiseren.
Jaren actief
Aantal medewerkers
Markten
De uitdaging
Na de overname door Jan de Wringer werden de secundaire processen bij Orangeworks stap voor stap geautomatiseerd. Eén van die processen was de verwerking en controle van inkooporder-gerelateerde facturen.
Die facturen moesten worden gecontroleerd aan de hand van de bestelling. In de praktijk zorgde dat regelmatig voor vertraging.
Elles de Wringer, eindverantwoordelijke ICT bij Orangeworks, beschrijft het oude proces als volgt:
“Facturen waren hierdoor soms lang onderweg, bleven te lang liggen of raakten zelfs zoek.”
Met de groei van het aantal projecten nam ook de factuurstroom toe. Daardoor werd het proces steeds tijdrovender. Als de medewerker van de administratie niet aanwezig was, konden facturen zich snel opstapelen.
Voor Orangeworks draaide de automatisering vooral om grip op het proces. Facturen moesten sneller gekoppeld, gecontroleerd en opgevolgd kunnen worden, zonder dat het werk afhankelijk bleef van handmatige routes of individuele beschikbaarheid.
“Facturen waren hierdoor soms lang onderweg, bleven te lang liggen of raakten zelfs zoek.”
De oplossing
Om het factuurproces beter beheersbaar te maken, schakelde Orangeworks Scan Sys in. De oplossing werd ingericht rondom Ridder iQ, het systeem waarin Orangeworks werkt.
In het bronverhaal benoemt Elles de Wringer de koppeling met Ridder iQ als belangrijke reden voor de keuze:
“Scan Sys heeft als enige aanbieder van scanning software een gecertificeerde koppeling met Ridder iQ software voor de geautomatiseerde verwerking van facturen.”
In de nieuwe werkwijze worden documenten gescand of via e-mail geïmporteerd. Daarna worden ze automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Ridder iQ en worden de belangrijkste factuurgegevens uitgelezen.
De implementatie verliep volgens het bronverhaal voorspoedig. Medewerkers raakten snel vertrouwd met het nieuwe systeem.
Elles de Wringer zegt daarover:
“In het begin is er altijd sprake van een gewenningsperiode, maar je merkt hier dat gebruikers echt enthousiast zijn.”
De resultaten
Efficiëntere verwerking van facturen
Door de automatisering kan Orangeworks meer werk verzetten met dezelfde personele bezetting. De verwerking van facturen is minder afhankelijk van handmatige stappen en individuele beschikbaarheid.
Snellere doorlooptijden
Het aantal dagen dat facturen onderweg zijn tussen vestigingen is aanzienlijk verminderd. Daardoor verloopt de goedkeuringscyclus sneller en blijven facturen minder lang liggen.
Betere interne controle
De digitale verwerking zorgt voor betere traceerbaarheid en meer controle over financiële gegevens. Dat is belangrijk voor de jaarlijkse accountantscontroles.
Meer grip bij groeiende projectstroom
Door de groei van internationale opdrachten nam de factuurstroom toe. Met Scan Sys en Ridder iQ kan Orangeworks die groei beter opvangen zonder dat de administratieve overhead in dezelfde mate hoeft mee te groeien.
Elles de Wringer
Orangeworks, Eindverantwoordelijke ICT
Hoe voorkomt een groeiende projectorganisatie achterstanden in factuurcontrole?
Orangeworks gebruikt Scan Sys in combinatie met Ridder iQ om inkooporder-gerelateerde facturen digitaal te verwerken en te controleren. Voorheen waren facturen soms lang onderweg, bleven ze liggen of raakten ze zoek. Door documenten te scannen of via e-mail te importeren, worden ze automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Ridder iQ en worden belangrijke factuurgegevens uitgelezen.
Daardoor heeft Orangeworks meer grip op de factuurstroom, kortere doorlooptijden en betere interne controle bij een groeiende internationale projectstroom.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
