Reijrink Staalconstructie digitaliseert factuurverwerking en verbetert efficiëntie
Factuurverwerking bij Reijrink Staalconstructie is met ImageCapture en ConstruSteel digitaal ingericht. Het Brabantse staalconstructiebedrijf verwerkt jaarlijks 12.000 facturen en verruilde papieren factuurstromen voor een overzichtelijker proces, waarin facturen sneller beschikbaar zijn en jaarlijks 25 tot 30 archiefmappen worden bespaard.
Reijrink Staalconstructie is een Brabants familiebedrijf met vestigingen in Esbeek en Someren. Het bedrijf is actief als staalverwerker en levert staalconstructies voor uiteenlopende projecten in binnen- en buitenland.
De projecten lopen uiteen van champignonkwekerijen in Canada tot bioscoopcomplexen in Amsterdam. Innovatie speelt daarbij niet alleen een rol in de projecten zelf, maar ook in de manier waarop Reijrink de eigen bedrijfsprocessen organiseert.
Met 150 medewerkers en een jaarlijkse stroom van 12.000 facturen was het belangrijk om de financiële administratie overzichtelijker, toegankelijker en minder afhankelijk van papier te maken.
Facturen per jaar
Aantal medewerkers
Ordners bespaard per jaar
De uitdaging
Voor de digitalisering verwerkte Reijrink jaarlijks ongeveer 12.000 inkoopfacturen. Dat zorgde voor een grote papierstroom binnen de organisatie. Alleen al de fysieke opslag vulde ieder jaar 25 tot 30 ordners.
Jos van der Bruggen, Controller bij Reijrink Staalconstructie, beschrijft het oude proces als volgt:
“We verwerkten jaarlijks zo’n 12.000 inkoopfacturen, wat een enorme papierstroom veroorzaakte. Alleen al de fysieke opslag van al die documenten vulde jaarlijks 25 tot 30 ordners. Dit handmatige proces zorgde niet alleen voor inefficiëntie, maar ook voor een gebrek aan overzicht. Soms werden facturen eerst goedgekeurd en daarna pas geboekt, of waren papieren facturen niet direct beschikbaar wanneer we ze nodig hadden. Het werd duidelijk dat we moesten digitaliseren om onze processen te verbeteren.”
Reijrink zocht daarom naar een oplossing om de administratieve processen te stroomlijnen en de papierwinkel te verminderen.
Voor Reijrink draaide de overstap naar digitale factuurverwerking vooral om beschikbaarheid en overzicht. Facturen moesten niet langer afhankelijk zijn van papier, ordners of fysieke routes door de organisatie.
“Met ImageCapture zijn onze facturen altijd direct inzichtelijk en hebben we het overzicht dat we nodig hebben. De papieren rompslomp is verleden tijd.”
De oplossing
In 2018 besloot Reijrink Staalconstructie ImageCapture te implementeren, gekoppeld aan ConstruSteel. ConstruSteel is software die specifiek gericht is op staalconstructiebedrijven.
De integratie tussen ImageCapture en ConstruSteel werd in 2017 ontwikkeld. Reijrink was een van de eerste bedrijven in de sector die met deze combinatie ging werken.
Jos licht toe waarom Reijrink voor deze route koos:
“Toen we hoorden dat ConstruSteel samenwerkte met Scan Sys om een integratie te realiseren, besloten we onze zoektocht naar andere oplossingen te parkeren en in te stappen. De implementatie verliep soepel, en als er problemen waren, werden die snel opgelost door onze consultant Jay Madho van Scan Sys.”
Met ImageCapture worden facturen digitaal verwerkt en beschikbaar gemaakt in zowel het ImageCapture-archief als ConstruSteel. Daardoor kunnen medewerkers facturen eenvoudiger opvragen, controleren en verwerken.
De digitalisering zorgt ervoor dat de factuurstroom minder afhankelijk is van fysieke documenten. Facturen zijn digitaal beschikbaar voor de organisatie, waardoor de administratie sneller kan handelen en meer grip heeft op het proces.
De resultaten
Facturen altijd digitaal beschikbaar
Facturen zijn nu digitaal beschikbaar in ImageCapture en ConstruSteel. Daardoor zijn documenten sneller terug te vinden en hoeven medewerkers niet meer afhankelijk te zijn van papieren dossiers of fysieke ordners.
Meer overzicht in het factuurproces
De administratie heeft beter zicht op de facturenstroom. Omdat facturen digitaal beschikbaar zijn, is het eenvoudiger om te zien waar documenten zich bevinden en welke stappen nog nodig zijn.
Minder papier en fysieke opslag
Waar Reijrink eerder jaarlijks 25 tot 30 ordners nodig had voor de opslag van facturen, is de papieren rompslomp sterk verminderd. Dat maakt het proces overzichtelijker en praktischer voor de organisatie.
Efficiëntere verwerking van 12.000 facturen per jaar
Met ImageCapture en ConstruSteel verwerkt Reijrink jaarlijks 12.000 facturen efficiënter. De administratie hoeft minder tijd te besteden aan zoeken, printen en fysiek archiveren.
Jos van der Bruggen
Reijrink Staalconstructie, Controller
Hoe digitaliseert een staalconstructiebedrijf 12.000 facturen per jaar met ConstruSteel?
Reijrink Staalconstructie gebruikt ImageCapture in combinatie met ConstruSteel om jaarlijks 12.000 inkoopfacturen digitaal te verwerken. Voorheen zorgde de facturenstroom voor veel papierwerk, 25 tot 30 ordners per jaar en minder overzicht.
Met ImageCapture zijn facturen digitaal beschikbaar in zowel het ImageCapture-archief als ConstruSteel. Daardoor kan Reijrink facturen sneller opvragen, controleren en verwerken, met minder papierwerk en meer grip op de administratie.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
