Factuurverwerking bij Triott Group met Trimergo T2
Factuurverwerking bij Triott Group is met ImageCapture en Trimergo T2 digitaal ingericht voor ongeveer 20.000 facturen per jaar. Digitale facturen worden automatisch geïmporteerd en fysieke facturen worden gescand, waardoor de internationale machinebouwer meer overzicht krijgt over het factuurproces.
Triott Group is een internationale speler in het ontwerp en de productie van machines en installaties voor de graanverwerkende en mengvoedingsindustrie. De organisatie komt voort uit Ottevanger Milling Engineers en bestaat uit zes werkmaatschappijen die zich richten op verschillende onderdelen van fabrieksinrichting.
Triott Group telt meer dan 250 medewerkers, heeft twee fabrieken in Nederland en is al meer dan 115 jaar actief. Ondanks die omvang voelt de organisatie volgens Financial Manager Martijn Hendriks nog steeds als een familiebedrijf: betrokken, sociaal en geïnteresseerd in medewerkers.
Door de groei van de organisatie en de wens om administraties te centraliseren, werd het steeds belangrijker om de factuurverwerking slimmer en overzichtelijker in te richten.
Facturen per jaar
Aantal medewerkers
Jaren actief
De uitdaging
Triott Group had te maken met een verouderd en inefficiënt facturatieproces. Facturen kwamen binnen per post of e-mail, werden uitgeprint en daarna per administratie gesorteerd. Vervolgens gingen ze langs verschillende medewerkers voor goedkeuring.
Martijn Hendriks beschrijft het oude proces als volgt:
“Voordat het proces werd gedigitaliseerd, kwamen facturen binnen per post of e-mail en moesten ze worden uitgeprint en gesorteerd per administratie. De facturen gingen hun ronde langs verschillende medewerkers voor goedkeuring, maar onderweg raakten ze soms zoek.”
Met ongeveer 20.000 facturen per jaar, meerdere werkmaatschappijen en de wens om administraties verder te centraliseren, ontstond er druk op het administratieve proces. Triott Group stapte daarom over naar een moderne ERP-applicatie die ook factuurscanning ondersteunde.
Voor Triott Group zit de waarde van digitale factuurverwerking vooral in minder handmatig werk en meer overzicht. Facturen die digitaal binnenkomen, hoeven niet meer te worden uitgeprint, gesorteerd en handmatig rondgestuurd.
“Een groot deel van de facturen komt digitaal binnen op onze administratie. Daar hebben wij haast geen omkijken meer naar.”
De oplossing
Scan Sys implementeerde ImageCapture in combinatie met het ERP-systeem Trimergo T2. Volgens Martijn Hendriks was die keuze logisch, omdat Scan Sys goed aansluit op Trimergo.
“Scan Sys is hét pakket waar Trimergo mee werkt, dus was de keuze voor een scanoplossing ook direct gemaakt.”
Het proces begint met de automatische import van digitale facturen uit de mailbox. Fysieke facturen worden gescand en daarna in het systeem opgenomen. Daardoor komen facturen sneller digitaal beschikbaar en kunnen ze beter worden verwerkt binnen de administratieve workflow.
De implementatie verliep voorspoedig. Medewerkers raakten snel vertrouwd met de nieuwe werkwijze, die het oude proces van printen, sorteren en rondsturen verving.
Ook de digitale archivering speelt een belangrijke rol. Documenten zijn eenvoudiger te delen tussen vestigingen en werkmaatschappijen, waardoor samenwerking binnen de organisatie beter wordt ondersteund.
De resultaten
Snellere factuurverwerking
Facturen worden digitaal geïmporteerd of gescand en daardoor sneller verwerkt dan in het oude handmatige proces. Dat verkort de doorlooptijd en helpt Triott Group om sneller te reageren op bestellingen en betalingen.
Meer overzicht in kosten
Door de digitalisering heeft Triott Group actueler inzicht in kosten. Facturen zijn digitaal beschikbaar en beter terug te vinden, waardoor de financiële administratie meer grip heeft op de status van documenten.
Betere samenwerking tussen werkmaatschappijen
Triott Group bestaat uit meerdere werkmaatschappijen. Door digitale archivering kunnen documenten eenvoudiger worden gedeeld tussen vestigingen, wat de samenwerking binnen de organisatie ondersteunt.
Minder afhankelijk van handmatige verwerking
Een groot deel van de facturen komt digitaal binnen en wordt automatisch geïmporteerd. Daardoor is er minder handmatig werk nodig om facturen in het proces te krijgen.
Efficiënter administratief proces
De overstap naar ImageCapture en Trimergo T2 heeft het oude, tijdrovende proces vervangen door een efficiëntere digitale workflow. Daardoor is de verwerking van ongeveer 20.000 facturen per jaar beter beheersbaar.
Martijn Hendriks
Triott Group, Financial Manager
Hoe krijgt een internationale machinebouwer grip op 20.000 facturen per jaar over meerdere werkmaatschappijen?
Triott Group gebruikt ImageCapture in combinatie met Trimergo T2 om ongeveer 20.000 facturen per jaar digitaal te verwerken. Digitale facturen worden automatisch geïmporteerd vanuit de mailbox en fysieke facturen worden gescand. Voorheen werden facturen uitgeprint, per administratie gesorteerd en langs verschillende medewerkers gestuurd voor goedkeuring. Door de digitalisering zijn facturen sneller beschikbaar, beter terug te vinden en eenvoudiger te delen tussen vestigingen en werkmaatschappijen.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
