Scan Sys: de sleutel tot snellere factuurverwerking bij Triott Group
Het facturatieproces van Triott Group was inefficiënt en vereiste veel tijd en middelen. Met de verwerking van ongeveer 20.000 facturen per jaar was het handmatige systeem niet meer houdbaar. Scan Sys heeft hen geholpen bij de implementatie van een geavanceerde scanoplossing, waardoor het proces is gedigitaliseerd en geoptimaliseerd.
Triott Group is een internationale speler in het ontwerp en de productie van machines en installaties voor de graanverwerkende en mengvoedingsindustrie. Oorspronkelijk voortgekomen uit Ottevanger Milling Engineers, is Triott een holding van zes werkmaatschappijen die zich richten op verschillende aspecten van fabrieksinrichting. De organisatie telt meer dan 250 medewerkers en heeft twee goed uitgeruste fabrieken in Nederland. ‘Ondanks de grootte van de organisatie voelt het echt aan als een familiebedrijf, betrokken, sociaal en geïnteresseerd in de medewerkers. Eigenlijk zie je dit al aan het lage verloop van personeel’, aldus Martijn Hendriks, Financial Manager.
Facturen per jaar
Medewerkers
Jaren actief
De uitdaging
Triott Group had te maken met een verouderd en inefficiënt facturatieproces. Martijn vertelt: ‘Voordat het proces werd gedigitaliseerd, kwamen facturen binnen per post of e-mail en moesten ze worden uitgeprint en gesorteerd per administratie. De facturen gingen hun ronde langs verschillende medewerkers voor goedkeuring, maar onderweg raakten ze soms zoek.’
Met de groei van de organisatie en de wens om administraties te centraliseren, ontstond de druk om over te schakelen naar een moderne ERP-oplossing die ook factuurscanning ondersteunde. ‘De groei van Triott Group, de wens om alle administraties te centraliseren en de daarmee samenhangende druk die ontstond op het administratieve proces, heeft ertoe geleid dat we zijn overgestapt naar een andere ERP-applicatie’, aldus Hendriks.
Een groot deel van de facturen komt digitaal binnen op onze administratie. Daar hebben wij haast geen omkijken meer naar.
Het proces / de werkwijze
Scan Sys implementeerde de ImageCapture-software in combinatie met het ERP-systeem Trimergo T2. Volgens Martijn is Scan Sys ’hét pakket waar Trimergo mee werkt, dus was de keuze voor een scanoplossing ook direct gemaakt.’ Het proces begon met de automatische import van digitale facturen uit de mailbox, terwijl fysieke facturen werden gescand en in het systeem werden geïntegreerd.
Martijn benadrukt: ‘Een groot deel van de facturen komt digitaal binnen op onze administratie. Daar hebben wij haast geen omkijken meer naar.’ De implementatie verliep voorspoedig, en de medewerkers werden snel vertrouwd met de nieuwe workflow, die aanzienlijk efficiënter was dan het oude systeem.
Het resultaat
Versnelde factuurverwerking
Dankzij de geautomatiseerde processen worden facturen nu veel sneller verwerkt, wat de doorlooptijd verkort en waardoor Triott Group nu sneller kan reageren op bestellingen en betalingen.
Verbeterd overzicht
De digitalisering zorgt voor een actueel overzicht van kosten, waardoor Triott Group beter in staat is om financiële beslissingen te nemen.
Verhoogde samenwerking
De digitale archivering maakt het eenvoudiger om documenten te delen tussen vestigingen, wat de samenwerking bevordert.
Kostenbesparing
De vermindering van het personeel op de frontdesk is gecompenseerd door de efficiëntie van de software, wat leidt tot lagere operationele kosten.
Martijn Hendriks
Triott Group, Financial Manager
What's next?
Er is vanuit Triott Group een duidelijke ambitie om niet alleen de administratieve processen te optimaliseren, maar ook om de samenwerking tussen de verschillende werkmaatschappijen te versterken. Door gebruik te maken van de kracht van Scan Sys, kunnen ze hun workflows verder digitaliseren, wat niet alleen de operationele efficiëntie zal verhogen, maar ook de klantgerichtheid zal verbeteren.
Triott Group lijkt zich voor te bereiden op een toekomst technologische innovaties hen in staat zullen stellen om nog sneller en flexibeler in te spelen op de behoeften van hun klanten in een steeds veranderende markt.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
