Factuurworkflow bij SkyLift voor 20.000 facturen per jaar
Factuurworkflow bij SkyLift is met Scan Sys digitaal ingericht voor 20.000 facturen per jaar. Facturen worden automatisch opgehaald uit de mailbox, gekoppeld aan de juiste crediteur, voorzien van projectnummer en doorgestuurd naar de juiste fiatteurs. Daardoor krijgt SkyLift meer overzicht in het goedkeuringsproces en kan de organisatie groeien zonder verdere uitbreiding van de personele bezetting.
SkyLift is opgericht in 2004 en is uitgegroeid tot een van de grootste onafhankelijke spelers op het gebied van liftonderhoud, liftreparaties en modernisering.
Het bedrijf bedient ruim 8.000 liftinstallaties en biedt diensten aan die variëren van periodiek onderhoud tot renovatie van verouderde installaties. Door te investeren in innovatie en duurzaamheid heeft SkyLift zijn naam gevestigd als betrouwbare partner in lifttechnologie.
Met de groei van het servicenetwerk en het klantenbestand nam ook de administratieve druk toe. SkyLift had daarom behoefte aan een schaalbare manier om inkomende facturen te verwerken en goed te keuren.
Aantal liftinstallaties
Jaren actief
Jaarlijkse facturen
De uitdaging
Terwijl het jaarlijkse aantal facturen groeide naar 20.000, nam ook de administratieve last toe. SkyLift werkte met een verouderd, handmatig proces waarbij facturen meerdere keren langs verschillende medewerkers moesten voor controle, goedkeuring en archivering.
Mark van Burgsteeden, Financieel Manager bij SkyLift, beschrijft het oude proces als volgt:
“In de oude situatie ging iedere factuur wel vier keer door iemands handen.”
Elke factuur doorliep een complex proces. Dat maakte de verwerking tijdrovend, foutgevoelig en weinig transparant. Bovendien groeide SkyLift uit zijn oorspronkelijke boekhoudpakket, dat niet meer goed aansloot op de omvang en complexiteit van de organisatie.
Met meer projecten en verschillende soorten inkomende facturen had SkyLift behoefte aan een efficiëntere en schaalbare oplossing, zonder verdere uitbreiding van de personele bezetting.
Voor SkyLift was niet alleen de software belangrijk, maar ook de manier waarop de oplossing werd ingericht. De organisatie had specifieke wensen rond het uitlezen van referenties, het automatisch ophalen van facturen uit de mailbox en het aanmaken van templates.
“De consultant van Scan Sys was erg kundig, begreep eigenlijk direct wat wij bedoelden en wist dit vervolgens ook goed te vertalen in de inrichting van de software.”
De oplossing
Op advies van partner LOKO IT koos SkyLift voor Scan Sys. De oplossing sloot aan bij de behoefte aan geautomatiseerde en efficiënte verwerking van inkomende facturen.
Door de geïntegreerde inrichting kan SkyLift facturen automatisch verwerken en koppelen aan het juiste fiatteringsregister. Het implementatieproces verliep soepel en werd afgestemd op de eisen van SkyLift, waaronder het uitlezen van referenties op inkoopfacturen, het automatisch uitlezen van de mailbox en het aanmaken van templates.
Van Burgsteeden beschrijft hoe het proces nu werkt:
“Met de nieuwe software verloopt het boeken van facturen vrijwel automatisch. In veel gevallen zien we de factuur voor het eerst in het boekingsscherm. Dan is de crediteur al aan de factuur gekoppeld, is het projectnummer al uitgelezen en zijn de juiste fiatteurs al geselecteerd.”
Daarmee is een groot deel van het voorbereidende werk uit het proces gehaald. Facturen komen sneller op de juiste plek terecht en medewerkers hoeven minder handmatig te zoeken, koppelen of doorsturen.
De resultaten
Kortere doorlooptijd van facturen
Met de digitalisering van het factuurproces is de doorlooptijd verkort. Facturen worden automatisch opgehaald uit de mailbox en direct toegewezen aan het juiste project en de juiste fiatteurs.
Meer overzicht in het goedkeuringsproces
SkyLift heeft beter zicht op waar facturen zich bevinden in het proces. Dat maakt opvolging eenvoudiger en voorkomt dat facturen onnodig blijven liggen.“Wij hebben beter zicht op waar onze facturen in het goedkeuringsproces zijn. We weten nu precies bij wie ze liggen.”
Minder handmatige verwerking
Doordat crediteur, projectnummer en fiatteurs in veel gevallen al zijn gekoppeld wanneer de factuur in het boekingsscherm verschijnt, hoeft de administratie minder handmatige stappen uit te voeren.
Groeien zonder extra personele inzet
Door de automatisering kan SkyLift de groei van het aantal facturen beter opvangen zonder de personele bezetting verder uit te breiden.
Mark van Burgsteeden
SkyLift, Financieel manager
Hoe kan een groeiend servicebedrijf documentverwerking opschalen zonder extra personele inzet?
SkyLift gebruikt Scan Sys om de verwerking van 20.000 facturen per jaar digitaal en schaalbaar in te richten. Facturen worden automatisch opgehaald uit de mailbox, gekoppeld aan de juiste crediteur, voorzien van projectnummer en toegewezen aan de juiste fiatteurs.
Voorheen ging iedere factuur meerdere keren door iemands handen, waardoor het proces tijdrovend en weinig transparant was. Met de digitale werkwijze heeft SkyLift beter zicht op waar facturen liggen en kan de organisatie groeien zonder verdere uitbreiding van de personele bezetting.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
