Hoeveel tijd en middelen kan ik besparen door te automatiseren met ImageCapture?

In de praktijk zien we dat bedrijven 30% tot 70% kunnen besparen op tijd en middelen. De besparing hangt af van de huidige werkwijze en de bereidheid om nieuwe technologie te adopteren binnen het bedrijf. Organisaties die de overstap naar geautomatiseerde processen maken, merken dat ze sneller en efficiënter werken, wat leidt tot lagere kosten en minder fouten.

Hoe integreert ImageCapture met mijn systemen?

ImageCapture is ontworpen om naadloos te integreren met je bestaande systemen, of het nu gaat om ERP-systemen, CRM-software of andere administratieve applicaties. Integreren is eenvoudig en vereist geen complexe synchronisatie, zodat je snel kunt profiteren van geautomatiseerde uitwisseling van gegevens.

Welke soorten documenten kan ImageCapture automatisch verwerken?

ImageCapture verwerkt kostenfacturen en inkoopfacturen volledig automatisch. Of het nu gaat om papieren documenten, PDF’s, of gestructureerde e-facturen zoals UBL/XML en Peppol, ImageCapture zorgt voor een snelle en foutloze verwerking, rechtstreeks in REMS.

Hoe werkt de fiattering van documenten via ImageCapture?

Na verwerking van facturen en/of declaraties in ImageCapture kunnen deze worden goedgekeurd via een digitale goedkeuringsworkflow. Fiatters ontvangen notificaties voor goedkeuring en kunnen documenten eenvoudig goedkeuren of afkeuren. Na goedkeuring worden de boeking direct in je systeem gedeblokkeerd voor betaling.

Kan ImageCapture automatische boekingsvoorstellen genereren?

Ja, ImageCapture kan automatisch boekingsvoorstellen genereren op basis van de gegevens in je bestaande systemen. Dit versnelt het verwerkingsproces en vermindert de kans op fouten, doordat boekingsregels automatisch worden voorgesteld en gecontroleerd.

Wat zijn de voordelen van het digitaliseren en archiveren van documenten?

Door documenten te digitaliseren en op te slaan in een digitaal archief, bespaar je op kostbare archiefruimte, kun je documenten eenvoudig doorzoeken op tekst en heb je altijd snel toegang tot belangrijke documenten. Het archief is volledig doorzoekbaar en maakt het mogelijk documenten te vinden op basis van inhoud in plaats van alleen op bestandsnaam.

Koppeling

Syntess Atrium automatiseren

Voor een financiële administratie die aansluit op de dagelijkse praktijk

Werk je met Syntess Atrium? Met ImageCapture automatiseer je de verwerking van inkomende facturen, declaraties en fiattering.

Facturen worden herkend, gecontroleerd en gematcht met inkooporders of ontvangsten. Zo krijg je meer grip op je financiële administratie.

Plan vrijblijvend een demo

Meer weten

Waarom onze koppeling met Syntess Atrium?

Met ImageCapture voeg je slimme documentverwerking toe aan Syntess Atrium. Inkomende facturen en declaraties worden automatisch herkend, gecodeerd, gematcht en klaargezet voor boeking of fiattering.

Voor installatiebedrijven, onderhoudsbedrijven en andere servicegerichte bedrijven betekent dit minder handmatig werk tussen buitendienst, kantoor en financiële administratie.

Hidden item

Syntess Atrium in het kort

Syntess Atrium is een ERP-totaaloplossing voor projectmatige en servicegerichte bedrijven. Het systeem ondersteunt werkprocessen zoals CRM, relatiebeheer, calculatie, planning, service, onderhoud, buitendienst, projectadministratie en financiële administratie.

Syntess Atrium is beschikbaar in verschillende edities, zoals Business, Professional en Enterprise. Ook is Syntess Atrium Cloud beschikbaar voor organisaties die met hun software in de cloud willen werken. De keuze voor een editie of cloudomgeving staat los van ImageCapture; onze koppeling richt zich op factuurverwerking, declaratieverwerking, matching en fiattering binnen je bestaande Syntess-omgeving.

Volledige integratie met Syntess Atrium

ImageCapture maakt gebruik van beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Syntess Atrium. Denk aan crediteuren, voorkeursrekeningen, kostenplaatsen, scenario’s, btw-codes en administratieve velden.

Matching op inkooporders en ontvangsten

Inkoopfacturen kunnen worden gematcht met orderinformatie en ontvangsten in Syntess Atrium. Afwijkingen in aantallen, prijzen, kosten of ordergegevens worden zichtbaar voordat de factuur verder wordt verwerkt.

Fiattering via workflow

Facturen kunnen digitaal worden aangeboden voor goedkeuring. De boeking kan worden aangemaakt, terwijl de factuur pas wordt vrijgegeven voor betaaladvies nadat alle budgethouders akkoord hebben gegeven.

Digitaal archief bij de boeking

Na verwerking worden facturen digitaal gearchiveerd. Het document is direct terug te vinden vanuit de boeking in Syntess Atrium.

Bekijk de oplossingen

Slimmigheden van onze software

ImageCapture helpt je om facturen en declaraties slimmer te verwerken binnen je Syntess-administratie. Van import en herkenning tot boekingsvoorstel, matching, fiattering en archivering.

Integraties en import

Verwerk facturen vanuit e-mail, scan, PDF, UBL, DICO en e-invoicing.

Herken automatisch gegevens zoals crediteur, factuurdatum, factuurnummer, bedragen en btw.

Gebruik stamgegevens uit Syntess Atrium voor beoordeling, boeking en verdere verwerking.

Koppel documenten, boekingsdata en bijlagen aan het juiste proces in je administratie.

Boekingsfunctionaliteit

Maak automatische boekingsvoorstellen op basis van Syntess-gegevens.

Ondersteun codering op onder andere kostenplaats, kostensoort, btw-code en scenario.

Verwerk repeterende facturen sneller door herkenning van terugkerende boekingspatronen.

Laat terugkerende boekingsdata en projectdata zoveel mogelijk automatisch invullen.

Matching en beoordeling

Match inkoopfacturen met inkooporders, ontvangsten en orderinformatie in Syntess Atrium.

Controleer facturen op kop- en regelniveau.

Maak verschillen in aantallen, prijzen, transportkosten of orderkosten direct zichtbaar.

Laat afwijkingen niet pas bij betaling of boekhouding naar voren komen.

Workflow en fiattering

Laat budgethouders facturen digitaal goedkeuren.

Houd inzicht in de status van openstaande fiatteringen.

Geef facturen pas vrij voor betaaladvies na volledige goedkeuring.

Leg acties, opmerkingen en goedkeuringsinformatie vast in het proces.

Plan een vrijblijvende demo

Ervaar de voordelen van onze oplossingen binnen jouw Syntess Atrium administratie.

Maak een afspraak

Van digitale werkbon naar financiële administratie

In Syntess Atrium komen veel werkprocessen samen. Denk aan CRM, relaties, calculatie, werkvoorbereiding, projectadministratie, planning, service, onderhoud, magazijn, logistiek en buitendienst.

Wanneer werkzaamheden in de planning staan, werkbonnen, uren, checklisten en materiaal via de app of het systeem worden verwerkt, wil je dat ook de financiële administratie goed aansluit. Juist bij installatiebedrijven en servicegerichte organisaties lopen uitvoering, kantoor en administratie continu door elkaar heen.

Met ImageCapture automatiseer je de verwerking van documenten rondom je financiële administratie. Facturen en declaraties worden herkend, beoordeeld en gekoppeld aan de juiste gegevens in Syntess Atrium.

Zo beperk je dubbele invoer, verbeter je de samenwerking tussen kantoor en buitendienst en houd je overzicht tussen uitvoering, projecten, service, onderhoud en financiële administratie.

Gespecialiseerde oplossingen voor Syntess Atrium

Syntess Atrium is voor veel organisaties de basis voor hun dagelijkse processen. ImageCapture breidt die basis uit met automatisering rondom inkomende documenten, zodat facturen en declaraties niet los naast je systeem blijven staan.

Factuurverwerking

Verwerk inkomende facturen sneller en met meer controle. ImageCapture herkent factuurgegevens, maakt boekingsvoorstellen en ondersteunt matching op inkooporders en ontvangsten in Syntess Atrium.

Lees meer

Declaratieverwerking

Maak het indienen, controleren en goedkeuren van declaraties eenvoudiger. Medewerkers dienen bonnetjes digitaal in via mobiel, tablet of app, waarna de administratie de declaratie beoordeelt, codeert en via workflow laat goedkeuren.

Lees meer

Klant aan het woord

Scan Sys als partner voor een duurzame, digitale toekomst bij BOZ Group

“De investering in ImageCapture was heel snel terugverdiend!”

– Peter Quist, Financial Manager bij BOZ Group

Lees de referentie

Veelgestelde vragen over Syntess Atrium automatiseren

Hide first

Wat is Syntess Atrium?

Syntess Atrium is ERP-software voor projectmatige en servicegerichte bedrijven. Het systeem ondersteunt onder andere CRM, relatiebeheer, planning, projecten, service, onderhoud, buitendienst en financiële administratie. Voor inkomende facturen, declaraties, matching en fiattering kan ImageCapture hierop aansluiten.

Kan je facturen verwerken in Syntess Atrium?

Ja, Syntess Atrium ondersteunt financiële administratie en factuurverwerking binnen het ERP-proces. In de praktijk willen organisaties vaak extra automatisering rondom herkenning, codering, matching en fiattering. Met ImageCapture kunnen inkomende facturen automatisch worden herkend, gecodeerd en verwerkt op basis van gegevens uit Syntess Atrium.

Kan je in Syntess Atrium facturen matchen met inkooporders?

Ja, inkoopfacturen kunnen worden gekoppeld aan orderinformatie, bestellingen en ontvangsten. Daarbij is het belangrijk dat afwijkingen in aantallen, prijzen, orderregels of kosten zichtbaar worden voordat de factuur verder wordt verwerkt. Met ImageCapture kan dit proces worden ondersteund en geautomatiseerd.

Hoe werkt fiattering in Syntess Atrium?

Fiattering zorgt ervoor dat facturen pas verdergaan in het proces nadat de juiste budgethouders akkoord hebben gegeven. De boeking kan al worden aangemaakt, terwijl de factuur pas wordt vrijgegeven voor betaaladvies na goedkeuring. ImageCapture sluit aan op dit proces en ondersteunt digitale workflow, statusinzicht en goedkeuringsinformatie.

Kan je declaraties verwerken in Syntess Atrium?

Ja, declaraties kunnen onderdeel zijn van het financiële proces rondom Syntess Atrium. Medewerkers dienen kosten in, waarna de administratie beoordeelt hoe de declaratie moet worden geboekt en goedgekeurd. Met ImageCapture kunnen declaraties digitaal worden ingediend, gecodeerd, geboekt en via workflow worden goedgekeurd.

Sluit factuurverwerking aan op de financiële administratie in Syntess Atrium?

Ja, factuurverwerking hoort direct aan te sluiten op de financiële administratie, boekhouding en projectadministratie. Gegevens uit Syntess Atrium, zoals stamgegevens, kostenplaatsen, projecten en boekingslogica, zijn daarbij belangrijk. ImageCapture gebruikt deze gegevens om facturen en declaraties sneller en consistenter te verwerken.

Heeft factuurverwerking iets te maken met digitale werkbonnen of de Syntess app?

Niet direct. Digitale werkbonnen, apps, checklisten, taken, gewerkte uren en materiaal horen bij het operationele proces in Syntess Atrium. Facturen en declaraties komen daarna in de financiële administratie terecht. ImageCapture richt zich op die financiële documenten en helpt om de verwerking op kantoor beter te laten aansluiten op wat er in het veld gebeurt.

Voor welke Syntess Atrium-edities is factuurverwerking geschikt?

Dat hangt af van de gebruikte Syntess-omgeving, editie en inrichting. Syntess Atrium is beschikbaar in verschillende edities, zoals Business, Professional en Enterprise. ImageCapture wordt afgestemd op de gebruikte administratie, kostenplaatsen, projecten, data en workflow.

Is volledig automatische factuurverwerking mogelijk in Syntess Atrium?

Ja, in specifieke situaties kan factuurverwerking grotendeels of volledig automatisch verlopen. Bijvoorbeeld wanneer een factuur volledig overeenkomt met de orderinformatie of wanneer het gaat om terugkerende facturen van bekende leveranciers. Met ImageCapture kan dit worden ingericht, terwijl afwijkingen beschikbaar blijven voor controle.

Ondersteunt ImageCapture AI en e-facturatie met Syntess Atrium?

Ja. ImageCapture ondersteunt factuurverwerking via onder andere scan, PDF, UBL, DICO, Peppol en e-facturatie/e-invoicing. Daarnaast wordt herkenning steeds verder uitgebreid met AI-ondersteuning, zodat factuurgegevens en orderinformatie slimmer kunnen worden gelezen en gecontroleerd. Binnen Syntess Atrium blijft controle op boeking, matching, fiattering en afwijkingen onderdeel van het proces.

Syntess Atrium slimmer automatiseren?

Wil je minder handmatig werk in je Syntess-administratie en meer controle over facturen, declaraties, matching en fiattering? Laat je gegevens achter bij Stefan, dan nemen we contact op!

Stefan Elias
Senior Account Manager

Oplossingen

Voor wie

Koppelingen

Over ons

Leer ons kennen

Inspiratie

Zoeken