Een nieuw jaar is een logisch moment om even terug te kijken. Niet uitgebreid analyseren of alles nog eens dunnetjes overdoen, maar gewoon vaststellen: wat hebben we gebouwd, wat werkt, en wat nemen we mee naar de volgende stap?
Voor Scan Sys was 2025 een jaar waarin veel samenkwam. We hebben gericht doorgebouwd, keuzes gemaakt en gezien dat onze software steeds breder wordt ingezet in de praktijk. Dat zie je terug in processen die rustiger lopen, beter samenwerken en minder vragen om uitzonderingen of handmatig ingrijpen.
In deze terug- en vooruitblik nemen we je mee langs de belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen jaar en laten we zien hoe die doorwerken richting 2026.
Terugblik 2025
Een tweede plek om samen te werken
In 2025 openden we een tweede vestiging in dotNL op de AFAS Campus in Leusden. Een praktische stap die past bij hoe we werken: dichtbij klanten en partners, met ruimte om elkaar te ontmoeten en samen te bouwen.
DotNL is een plek voor overleg, kennisdeling en samenwerking. Voor goede gesprekken, sessies aan tafel en ideeën die sneller ontstaan als je elkaar regelmatig ziet. Samen met ons hoofdkantoor in Nootdorp vormt deze locatie een stevige basis voor verdere groei en gezamenlijke ontwikkeling.
Nieuwe gezichten
2025 was ook een jaar waarin Scan Sys als team verder is gegroeid. We hebben zes nieuwe collega’s verwelkomd, die het bestaande team hebben versterken in hoe we bouwen, communiceren en samenwerken met klanten en partners.
Die uitbreiding geeft ons meer ruimte om gericht door te bouwen, zichtbaar te zijn in de markt en het dagelijkse contact met klanten en partners persoonlijk en scherp te houden.
Documentverwerking verder uitgebouwd
Onder de motorkap is in 2025 veel gebeurd. We hebben de basis van ImageCapture verder versterkt en verdiept. De kopherkenning is slimmer geworden, waardoor documenten consistenter en nauwkeuriger worden uitgelezen, ook wanneer leveranciers hun documenten elke keer nét iets anders aanleveren.
Tegelijkertijd is het fundament voorbereid op verdere inzet van AI. Dat vroeg om bewuste keuzes: eerst zorgen dat de kern klopt, zodat uitbreidingen daarop kunnen voortbouwen zonder bestaande processen te verstoren.
Verspreid over 8 nieuwe ImageCapture-versies zijn verbeteringen doorgevoerd op het gebied van herkenning, workflow, e-invoicing, internationale inzetbaarheid, performance, beveiliging en beheer. Soms zichtbaar in nieuwe functionaliteit, soms merkbaar in hoe soepel het dagelijkse werk loopt. Wie daar dieper op in wil gaan, vindt per versie een uitgebreid overzicht in onze Release Notes.
E-invoicing als vast onderdeel van het platform
In 2025 kreeg e-invoicing een nog prominentere plek binnen ImageCapture. Digitale facturen worden verwerkt als gestructureerde data, binnen hetzelfde proces als andere inkomende documenten.
De ondersteuning voor UBL-facturen is verder uitgebreid. Daarnaast zijn ZUGFeRD- en CII-facturen toegevoegd voor Duitse administraties en KSeF-facturen voor Poolse administraties. Dankzij de aansluiting op Peppol Service Access Providers lopen deze e-facturen mee in dezelfde workflow en controles als andere documentstromen.
Dat maakt e-invoicing geen los- maar een logisch onderdeel van het geheel. In de praktijk betekent dit dat digitale facturen net zo worden gecontroleerd, verwerkt en gearchiveerd als andere facturen, zonder extra routes of uitzonderingen.
Workflow en archief dichter op het dagelijkse werk
Ook workflow en archief zijn in 2025 nadrukkelijk dichter op het dagelijkse werk gebracht. Tijdens het boeken en fiatteren kunnen gebruikers direct eerder verwerkte facturen per crediteur raadplegen. Dat scheelt schakelen tussen schermen en houdt de focus bij het proces zelf.
Het zoeken in het archief is in dezelfde periode aanzienlijk verbeterd. Ook bij grote aantallen documenten kan sneller en gerichter worden gezocht, zonder in te leveren op volledigheid.
Samen zorgen deze stappen ervoor dat documentverwerking, workflow en archief steeds meer als één doorlopend proces aanvoelen. Minder losse stappen, meer overzicht tijdens het werk.
Meer toepassingen binnen bestaande koppelingen
In 2025 lag de focus niet op het toevoegen van nieuwe ERP-koppelingen, maar op verdieping binnen de omgevingen waar ImageCapture al actief is.
Binnen Exact Globe+ is ondersteuning toegevoegd voor de geautomatiseerde verwerking en fiattering van verkooporders en het matchen van inkooporderbevestigingen. Binnen Exact Online is de verkooporderverwerking verder geautomatiseerd. Ook binnen AFAS en ECI Ridder Online zijn uitbreidingen gerealiseerd, waaronder orderverwerking, orderbevestiging matching en de verwerking van bijlagedocumenten.
Hier werd een duidelijke lijn zichtbaar: steeds meer documenttypen maken onderdeel uit van één samenhangend proces binnen dezelfde ERP-omgeving. ImageCapture ondersteunt daarmee niet alleen factuurverwerking, maar steeds vaker bredere documentgedreven processen binnen organisaties.
Zichtbaar in de markt en ruimte om te ontmoeten
Naast productontwikkeling was 2025 ook een jaar waarin we actief kennis deelden en het gesprek aangingen met klanten en partners. We publiceerden 100 LinkedIn bijdragen, 29 blogs, organiseerden 7 webinars en schreven 2 whitepapers. Ook namen wij deel aan 13 events en bijeenkomsten.
We waren aanwezig bij diverse klant- en kennisbijeenkomsten, waaronder het AFAS Succestival, de AB / SMG Klantendag 2025, de Kennisdag van Bijzen & Dekker, Claever Connect, BrainSys Factory Meets Factory, Alistar Exact Day, Reflecta Connect, Activium Connect en de CERM User Group Europe Day in Parijs. Daarnaast organiseerden we een gezamenlijk seminar met QUBE ICT in Hoofddorp.
Daarnaast waren we te vinden op verschillende partnerevents, zoals Exact EcoSystem Innovation Day, het AFAS Partnerfestival en het ECI Partner Event.
Vooruitblik 2026
Van documentverwerking naar Intelligent Document Processing
In 2026 bouwen we verder op wat er al staat. AI-based data-extractie vormt daarbij een volgende stap en sluit aan bij de bredere beweging richting Intelligent Document Processing (IDP).
Die ontwikkeling komt niet uit het niets. De verbeteringen die in 2025 zijn doorgevoerd in herkenningslogica, performance en het technische fundament maken het mogelijk om complexere documenten beter te ondersteunen, terwijl betrouwbaarheid en controle behouden blijven. Het gaat om verdieping en verbreding, niet om het loslaten van wat al werkt.
E-invoicing groeit verder mee
De ontwikkeling van e-invoicing zet door. Nieuwe landen en aanvullende standaarden worden toegevoegd, zodat ImageCapture blijft aansluiten op veranderende wet- en regelgeving en internationale ontwikkelingen.
Digitale facturen blijven onderdeel van hetzelfde verwerkingsproces als andere documenten. Die samenhang zorgt ervoor dat processen overzichtelijk blijven, ook wanneer volumes toenemen of regelgeving verandert.
Workflow als verbindende laag
In 2026 krijgt workflow binnen ImageCapture een bredere en actievere rol. Deze ontwikkeling bouwt voort op de stappen die in 2025 al zijn gezet, waarbij workflow steeds dichter op het dagelijkse werk is komen te liggen.
Waar workflow nu vooral zichtbaar is binnen factuurverwerking, breidt dit zich stap voor stap uit naar andere documentgedreven processen, zoals verkooporders, inkooporderbevestigingen, contractverwerking en andere inkomende documenten.
Door functies zoals groepsfiattering en het aanpassen van codering of documentclassificatie binnen de workflow verschuift processturing steeds meer naar voren in het proces. Dat helpt om eerder bij te sturen en voorkomt herstelwerk achteraf.
Verder verdiepen waar we al actief zijn
In 2026 blijft de focus liggen op verdieping binnen bestaande ERP-omgevingen. Nieuwe documentverwerkende toepassingen worden toegevoegd waar ImageCapture al draait.
Het uitgangspunt blijft hetzelfde: processen laten samenwerken binnen één geheel, zonder onnodige complexiteit of versnippering.
Tot slot
Wat in 2025 is opgebouwd en verdiept, vormt de basis voor de volgende stap. Documentverwerking krijgt een steeds duidelijkere plek binnen bredere bedrijfsprocessen, ook buiten het financiële domein.
Samen met klanten en partners blijven we bouwen aan oplossingen die overzicht brengen, processen verbinden en prettig werken. Met inhoud, met aandacht voor de praktijk en met plezier in wat we doen. Zo gaan we 2026 in.
