Fiatteren betekent dat je officieel goedkeuring en toestemming geeft op een factuur, bijvoorbeeld bij inkoopfacturen. Je geeft daarmee je fiat, oftewel je gevan aan een document of besluit. Zodra alle betrokken medewerkers hebben goedgekeurd, krijgt de factuur de status gefiatteerd. In het staatsrecht wordt fiatteren ook wel als Latijnse term gebruikt voor formele goedkeuring binnen juridische procedures. In dit artikel lees je heldere definities, andere woorden en synoniemen, en ontdek je hoe fiatteren in de praktijk werkt.
Wat is fiatteren?
Fiatteren is het formeel vrijgeven van een factuur binnen het financiële proces. Een bevoegde persoon legt vast dat de factuur inhoudelijk klopt en binnen budget en afspraken past. Daarmee geeft hij of zij expliciet toestemming om de factuur verder te verwerken.
In de praktijk is fiatteren geen administratieve formaliteit, maar een controlemoment binnen het procure-to-payproces. Verantwoordelijkheid en mandaat komen hier samen. Organisaties richten dit in via autorisatieroutes en mandaten, zodat duidelijk is wie waarover mag beslissen. Dat zorgt voor controle zonder het proces onnodig te verzwaren.
Fiatteren zit functioneel tussen registratie en betaling in. Na vastlegging en inhoudelijke controle wijzen we de factuur toe aan de juiste kostenplaats en budgethouder. Daarna fiatteert de bevoegde persoon. Zonder deze stap blijft de factuur geblokkeerd. Juist die ingebouwde drempel voorkomt ongeautoriseerde betalingen en borgt dat het betaalproces pas start wanneer de inhoudelijke toetsing is afgerond.
Wat betekent gefiatteerd en wanneer krijgt een factuur die status?
Een factuur is gefiatteerd zodra alle betrokken medewerkers in de workflow hun goedkeuring hebben vastgelegd. Op dat moment staat het fiat en krijgt de factuur de status Gefiatteerd in het systeem.
Het systeem toont deze status, zodat medewerkers, cliënten en het team zien dat de goedkeuring is gegeven. De betaalblokkade vervalt en de factuur kan door naar het betaalproces.
Tegelijk legt het systeem vast wie wanneer heeft geaccordeerd. Die vastlegging maakt het besluit navolgbaar en voorkomt onduidelijkheid achteraf. Zo is zichtbaar hoe de goedkeuring tot stand is gekomen en op welk moment de verantwoordelijkheid formeel is genomen.
Waarom is fiatteren nodig?
Fiatteren is nodig om controle te houden op kosten en begroting. Zonder duidelijke regels kan een factuur per ongeluk worden betaald zonder dat iemand goed heeft gecontroleerd.
Een goed ingericht systeem biedt:
- inzicht in de status van elke factuur
- duidelijkheid voor medewerkers en cliënten
- controle op de begroting
- minder kans op afkeuring
- zorg voor een zorgvuldig betaalproces
Daarnaast bespaar je tijd, omdat het betaalproces pas start nadat alle stappen zijn gegaan.
Fiatteren in de praktijk: verloop, controleren en afkeuren
- Controle van de factuur
Controleer direct na binnenkomst of alle gegevens kloppen. Kijk naar de naam, het factuurnummer, het bedrag en eventueel de geschreven uren. Vergelijk dit met de gemaakte afspraken of opdracht. Zo voorkom je fouten in een later stadium. Als alles klopt, kan de factuur door naar de volgende stap.
- Correctie en correctierondes
Zijn er fouten? Dan start een correctieronde. Je kunt de factuur aanpassen of afkeuren met een duidelijke reden. Deze reden wordt teruggekoppeld aan de indiener. Vaak zijn twee tot drie correctierondes nodig. Pas als alle fouten zijn hersteld, kan de factuur worden goedgekeurd.
- Goedkeuring door bevoegde medewerker(s)
Na controle en eventuele correcties moet een bevoegde medewerker de factuur goedkeuren. Soms zijn meerdere goedkeuringen nodig. De goedkeuring wordt vastgelegd via een handtekening of een digitale bevestiging in het systeem. Hiermee wordt officieel toestemming gegeven voor betaling.
- Status en betaalproces
Na alle goedkeuringen krijgt de factuur de status ‘gefiatteerd’. Deze status is direct zichtbaar in het systeem. Vervolgens start het betaalproces volgens vaste regels. De betaling kan direct plaatsvinden of op een later moment. In het systeem zie je altijd de actuele status van de factuur.
Fiatteren bij inkoopfacturen en begroting
Bij inkoopfacturen is fiatteren extra belangrijk. Inkoopfacturen hebben invloed op de begroting en financiële planning.
Een medewerker controleert de gegevens en wijst de factuur toe aan de juiste kostenplaats. Daarna moeten bevoegde medewerkers de inkoopfacturen goedkeuren. Pas wanneer de volledige goedkeuring is gegaan, krijgt de factuur de status gefiatteerd.
Dit proces biedt duidelijkheid en voorkomt dat een factuur zonder controle in het betaalproces komt.
Fiatteren in de grafische wereld: proefdruk en fiat
Fiatteren komt naast administratie ook voor in de grafische wereld. Daar controleert een corrector een proefdruk.
De corrector gaat ervan uit dat alle correcties zijn verwerkt voordat hij zijn fiat geeft. Soms is er een reden om iets te wijzigen. Het komt voor dat de corrector toevoegt dat kleine aanpassingen nodig zijn.
Na twee à drie correctierondes beoordelen we de proefdruk opnieuw. Als alles klopt en de proefdruk formeel is goedgekeurd, drukken we de goedgekeurde versie.
De fiatproef is het moment waarop er niets meer verandert; vanaf dat punt drukken we de goedgekeurde proefdruk.
Belangrijkste punten
- Fiatteren betekent officieel goedkeuren en toestemming geven
- Het woord komt uit het Latijn en verwijst naar fiat
- Een factuur krijgt de status gefiatteerd na volledige goedkeuring
- Inkoopfacturen hebben invloed op begroting en betaalproces
- Correctierondes en duidelijke regels voorkomen afkeuring
- De status wordt in het systeem getoond zodat iedereen weet wat de stand van zaken is
Veelgestelde vragen
Fiatteren betekent dat een bevoegde persoon formeel toestemming geeft om een factuur verder te verwerken of te betalen.
Wanneer alle betrokken medewerkers hebben goedgekeurd. Vanaf dat moment staat fiat en mag de factuur het betaalproces in.
Bij afkeuring wordt de factuur aangepast of opnieuw ingediend. Daarna kan opnieuw worden goedgekeurd.
We gebruiken correctierondes om fouten in gegevens, bedragen of uren te herstellen voordat we definitieve goedkeuring geven.
Een voorbeeld: je ontvangt een factuur voor 10 uren werk. Een medewerker controleert de gegevens. Daarna moeten twee medewerkers goedkeuren. Zodra beide hun fiat hebben gegeven, krijgt de factuur de status gefiatteerd en komt deze in het betaalproces.
Disclaimer
De informatie in dit artikel is bedoeld als algemene toelichting op administratieve en logistieke processen. Het is geen juridisch of fiscaal advies.
