Van Dijk Groothandel, gevestigd in Kampen en opgericht in 1959, heeft zich ontwikkeld tot een specialist in food- en non-foodproducten, met sterke wortels in zoetwaren, dranken, en diepvriesproducten. Vandaag de dag staat de derde generatie aan het roer van het familiebedrijf, dat zijn aanbod door de jaren heen heeft uitgebreid met producten van grote merken zoals Haribo, Mars en Coca Cola. De groothandel levert een volledig assortiment om MKB-klanten te ontzorgen, met zowel food- als non-foodproducten en zelfs seizoensartikelen voor feestdagen zoals Kerst en Pasen.

De uitdaging

De verwerking van jaarlijks 5.000 inkomende facturen was voor Van Dijk Groothandel een tijdrovend en foutgevoelig proces. Edwin Brink, bedrijfsleider bij Van Dijk, vertelt: ‘De verwerking van deze facturen gebeurde voorheen handmatig. Dit betekende dat de facturen die per e-mail binnenkwamen werden uitgeprint en dat de facturen vervolgens van bureau naar bureau zwierven om te worden gecontroleerd. Het was een tijdrovend en ondoorzichtig proces waarbij de facturen onderweg soms ook nog kwijt raakten.’

De groei van Van Dijk en hun diverse assortiment maakten de bedrijfsprocessen steeds complexer. ‘Naarmate je organisatie groeit, wordt ook je facturenstroom groter. Wij kregen hierdoor bij onze binnendienst een overload aan (administratieve) werkzaamheden, waardoor wij te weinig tijd hadden voor onze klanten.’ Om deze belasting te verlichten en administratieve fouten te verminderen, ging Van Dijk Groothandel op zoek naar een automatiseringsoplossing die naadloos aansloot op hun werkwijze.

Het proces / de werkwijze

Voor de selectie van een geschikte scanoplossing nam Van Dijk Groothandel de tijd: ‘Wij hebben verschillende partijen gesproken en hierbij was het uitgangspunt voor ons dat het proces zoals wij dit voor ogen hebben geautomatiseerd moet worden, en niet dat het proces dusdanig aangepast moest worden om maar te kunnen automatiseren,’ legt Brink uit.

Via hun Exact leverancier kwam Van Dijk in contact met Scan Sys. Brink zegt hierover: ‘Je ziet bij veel software-producten in de markt dat deze onnodig duur en vaak heel complex zijn. Hierdoor is er vaak sprake van terugkerende consultancykosten bij deze partijen. De software van Scan Sys werkt juist heel eenvoudig. Je betaalt eenmalig een bedrag en je bent direct ontzorgd. En er hoeft niet iedere maand een consultant langs te komen om te zorgen dat de software zijn werk blijft doen.’

De implementatie van Scan Sys verliep snel en soepel: ‘We hebben al verschillende automatiseringsprojecten uitgevoerd met verschillende partijen, maar er is er niet één zo vlekkeloos verlopen als de implementatie die is uitgevoerd door jullie consultant. Hij had veel kennis van zaken en we hebben in het gebruik van de software nauwelijks problemen,’ aldus Brink.

What's next?

Van Dijk Groothandel lijkt gericht op het optimaliseren van hun bedrijfsprocessen zonder de persoonlijke klantrelaties te verliezen. In samenwerking met Scan Sys, gaat het bedrijf steeds verder in hun streven naar een flexibele, duurzame oplossing die niet alleen interne processen vereenvoudigt, maar hen ook dichter bij hun klant brengt.