Maja Stuwadoors is sinds 1972 een vertrouwde naam in de havenwereld, gespecialiseerd in het laden en lossen van bulk- en stukgoederen. Dit familiebedrijf bedient vanuit Amsterdamse havens grote Nederlandse bedrijven, zoals kunstmestproducenten en voedingsbedrijven. Met een team van 35 medewerkers biedt Maja flexibele, klantgerichte oplossingen.

De uitdaging

Voorheen was de financiële administratie bij Maja Stuwadoors omslachtig en foutgevoelig, waarbij gegevens twee keer moesten worden ingevoerd: eerst in M-Files voor de digitale fiatteringsworkflow en daarna nogmaals in Exact Globe voor de financiële administratie. Het dubbele proces bracht een grote kans op fouten met zich mee en zorgde voor een gebrek aan actueel inzicht in de kosten en liquiditeit van het bedrijf. Totdat facturen waren goedgekeurd voor betaling, stonden ze nergens geregistreerd. ‘Er was dus geen actuele inzage in de kosten en liquiditeit van de onderneming,’ legt Henk Kuijt uit, verantwoordelijk voor Finance & Control bij Maja Stuwadoors.

Voordat Maja de keuze maakte om met ImageCapture software te werken, werd een pilot uitgevoerd met een andere scanoplossing, die echter tegenviel. ‘Omdat de eerdere pilot met een scanoplossing ons niet goed bevallen was, had ik samen met Nathalie Dobber van de administratie vooraf een flinke lijst met vragen opgesteld,’ zegt Kuijt. Toen de software van Scan Sys via partner Host Access Document Solutions werd voorgesteld, was er aanvankelijk scepsis.

Het proces/de werkwijze

De implementatie van ImageCapture via Scan Sys verliep snel en gemakkelijk. Kuijt vertelt: ‘Opvallend was dat we, na een remote demo van ongeveer een uur, geen enkele vraag meer over hadden.’ Dit gaf Maja het vertrouwen om met Scan Sys verder te gaan. ‘Later zijn wij met de gebruikers langs geweest op kantoor bij Scan Sys om alles nog eens door te nemen met een accountmanager en alle vragen van de gebruikers te laten beantwoorden,’ legt Kuijt uit. Hierbij raakten ook de gebruikers overtuigd van de gebruiksvriendelijkheid van de software.

Na de implementatie verliep het proces vrijwel direct goed. Een consultant van Scan Sys begeleidde de medewerkers van Maja tijdens een testsessie met enkele facturen, waarna ze besloten om meteen live te gaan. Hierover zegt Kuijt: ‘Dat ging eigenlijk vanaf het begin al gelijk goed. Nu komen er iedere dag facturen binnen die dezelfde dag nog worden verwerkt. Mijn kostenoverzichten zijn daarom altijd volledig en het proces verloopt vele malen sneller.’

Met ImageCapture worden alle facturen nu gescand of direct geïmporteerd vanuit de e-mail, uitgelezen en gekoppeld aan de juiste crediteur in Exact. Dit levert een automatisch boekingsvoorstel op dat direct in Exact Globe terechtkomt, waarna een fiatteringsworkflow start in M-Files. ‘Niet alleen verloopt het proces nu dus volledig automatisch, er is ook direct inzage in de kosten, zonder het risico dat er facturen ongezien betaald worden,’ zegt Kuijt tevreden.

What's next?

De succesvolle implementatie van ImageCapture heeft al geleid tot een aanzienlijke efficiëntieslag, en Scan Sys staat klaar om Maja Stuwadoors te blijven ondersteunen in dit groeipad. Scan Sys verdiept zich voortdurend in de specifieke behoeften van Maja, en blijft zo een betrouwbare partner voor de verdere digitalisering en groei van het familiebedrijf. Zo kan Maja sterker en flexibeler opereren in een snel veranderende markt.