Reijrink Staalconstructie digitaliseert factuurverwerking en verbetert efficiëntie
Reijrink Staalconstructie, een toonaangevend familiebedrijf in de staalindustrie, heeft zijn factuurverwerking naar een hoger niveau getild door gebruik te maken van ImageCapture, geïntegreerd met ConstruSteel. Met jaarlijks meer dan 12.000 inkoopfacturen heeft de digitalisering gezorgd voor efficiëntie, overzicht en een aanzienlijke tijdsbesparing.
Reijrink Staalconstructie is een begrip in de staalverwerkingsindustrie. Met een indrukwekkend portfolio dat varieert van champignonkwekerijen in Canada tot bioscoopcomplexen in Amsterdam, blijft het Brabantse familiebedrijf zijn processen continu verbeteren.
In 2018 besloot Reijrink om zijn administratieve processen te digitaliseren met ImageCapture, een krachtige oplossing gekoppeld aan ConstruSteel. Controller Jos van der Bruggen deelt hoe deze integratie heeft bijgedragen aan meer efficiëntie en transparantie binnen de organisatie.
Facturen per jaar
Aantal medewerkers
ImageCapture gebruikers
De uitdaging
Bij Reijrink Staalconstructie was het verwerken van 12.000 inkoopfacturen per jaar een tijdrovend en inefficiënt proces. “Alleen al met de stroom inkoopfacturen konden we jaarlijks 25 tot 30 ordners vullen,” vertelt Jos van der Bruggen.
Papieren facturen waren vaak moeilijk terug te vinden, het goedkeuringsproces verliep traag en handmatige fouten waren niet ongebruikelijk. De organisatie zocht naar een oplossing om hun administratie te moderniseren en een einde te maken aan de ‘papierwinkel’.
Drie van de 150 medewerkers werken dagelijks met ImageCapture, maar de hele organisatie heeft profijt van de digitalisering.
Het proces / de werkwijze
Reijrink is een organisatie die innovatie hoog in het vaandel heeft staan. Toen ConstruSteel de samenwerking met Scan Sys aankondigde, besloot Reijrink al snel om op deze integratie in te stappen. Als een van de eerste gebruikers van de koppeling tussen ImageCapture en ConstruSteel, werkte het bedrijf nauw samen met consultant Jay Madho van Scan Sys om de implementatie soepel te laten verlopen.
Na de uitrol werden de inkoopfacturen automatisch ingelezen, gematcht en digitaal opgeslagen in zowel ImageCapture als ConstruSteel. Dit zorgt ervoor dat alle facturen op elk moment toegankelijk zijn. “Het handmatige proces, waarbij facturen soms eerst goedgekeurd en daarna pas geboekt werden, is volledig verleden tijd,” legt Jos uit.
Dankzij OCR-technologie en de naadloze integratie met ConstruSteel worden facturen nu direct verwerkt en automatisch gekoppeld aan de juiste projecten en kostenplaatsen. Deze aanpak heeft niet alleen tijd bespaard, maar ook de betrouwbaarheid en snelheid van de administratie aanzienlijk verbeterd.
Het resultaat
Efficiëntere factuurverwerking
De verwerking van facturen verloopt sneller en minder foutgevoelig. Het overzicht in zowel ImageCapture als ConstruSteel maakt het goedkeuringsproces eenvoudiger en transparanter.
Tijdwinst en kostenbesparing
Het elimineren van handmatig werk en het digitaal archiveren van facturen heeft geleid tot een significante tijdsbesparing. Medewerkers kunnen zich nu richten op belangrijkere taken.
Directe toegankelijkheid
Met de digitale opslag in beide systemen kunnen facturen op elk moment worden geraadpleegd, wat ook bij accountantscontroles een groot voordeel is.
Jos van der Bruggen
Reijrink Staalconstructie, Controller
What’s next?
Reijrink Staalconstructie blijft innoveren en onderzoekt mogelijkheden om meer administratieve processen te automatiseren. “We willen de voordelen van ImageCapture verder uitbreiden naar andere gebieden binnen ons bedrijf,” zegt Jos.
Door hun vooruitstrevende aanpak blijft Reijrink een voorbeeld voor de staalindustrie in efficiëntie en modernisering.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
