Bespaar kostbare tijd met
Scan Sys

Naast een snellere digitale verwerking van de facturen en meer inzicht in de factuurstatus heeft deze implementatie van Ultimo, Exact en ImageCapture de papierstroom enorm gereduceerd en hebben onze technische dienst medewerkers veel meer inzicht.

Deze geïntegreerde oplossing heeft ons sinds 2019 zo’n 30% extra efficiency opgeleverd. We zijn veel minder tijd kwijt met het verwerken van facturen.

Doordat we de documentstroom bij Looop hebben gedigitaliseerd en geautomatiseerd met ImageCapture, zijn onze bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever geworden en hebben we meer inzicht verkregen in het proces.

We wisten in 2018 al dat we het inkoopproces moesten digitaliseren en waren gelukkig al gestart voor er zelfs sprake van COVID-19 was. Achteraf ben ik heel blij dat we ImageCapture vorig jaar al overal hadden geïmplementeerd. Een papieren proces zou nu wel heel ongelegen zijn.

Het proces verloopt naar alle tevredenheid. Was de maandafsluiting in de oude, handmatige situatie een omslachtig en langdurig proces, nu is het op de tweede dag voor elkaar!

Het bespaart zoveel tijd, vooral bij grote inkooporders met veel bestelregels. We hoeven niet meer elke factuur na te kijken, de meeste zien we nu niet meer passeren. Daarbij komt ook nog dat het systeem veel minder foutgevoelig is dan de mens. Je kent het vast wel, je bent zo’n net een grote factuur aan het controleren als je telefoon gaat, je bent afgeleid en dan is een vergissing snel gemaakt. Met ImageCapture zet je geen komma’s verkeerd of cijfers teveel.

De ingebruikname van ImageCapture neemt niet alleen de werkdruk weg bij de financiële administratie, het helpt ons als bedrijf om efficiënter en professioneler om te gaan met informatie.

Naast de slimme workflow zijn we ook erg enthousiast over de archieffunctie van ImageCapture. Het systeem laat je zoeken met verschillende zoekmogelijkheden. En niet alleen de fiatteurs zijn er blij mee. Het systeem levert iedereen veel tijdwinst op. Ik hoef zelf niet langer meer te zoeken waar een fysieke factuur zich in het bedrijf bevindt. Dat alleen al scheelt enorm veel tijd en gedoe. We zijn erg blij met deze oplossing.

Toen Scan Sys de module voor declaratieverwerking introduceerde, zagen wij dit als perfecte kans om een verbeterslag te maken. Het scheelt de collega’s op de administratie een hoop werk, die hoeven niet meer voor ieder bonnetje uit te zoeken waar de kosten voor bedoeld zijn.

Voordat we met ImageCapture aan de slag gingen hebben we een analyse gemaakt van hoeveel tijd ik kwijt was aan het overtikken naar CarWise. Dat kostte me al gauw zes tot zeven uur per week. Nu ben ik met het hele proces maximaal een half uur per dag bezig!

Met de stroom van inkoopfacturen konden we in totaal wel 25 tot 30 ordners per jaar vullen, nu is alles digitaal. Facturen raken niet meer kwijt en we hoeven geen ochtenden meer te besteden aan het opzoeken van losse papieren. Het is gewoon ideaal. Alles is in beeld!

Ik ben heel blij dat we deze stap naar automatisering en digitalisering hebben gezet! We kunnen de hoeveelheid werk nu met een kleiner team goed aan. Een enorme sprong voorwaarts!

Het inkloppen van alle bedragen en factuurnummers kostte ons iedere dag zo’n twee tot drie uur. Sinds we ImageCapture gebruiken zijn we nog maar 20 minuten per dag bezig!

De integratie met ImageCapture was voor ons best een investering maar we hebben hierdoor uiteindelijk wel een flinke besparing gerealiseerd. Omgerekend naar capaciteit hebben wij met deze oplossing 0,4 fte bespaard. Tevens heeft het er voor gezorgd dat we geen documenten meer kwijt raken en er geen fouten meer worden gemaakt. Alle gegevens zitten niet meer in ordners, maar in je systeem. Je kunt alles eenvoudig opzoeken, opvragen en doorsturen. We zijn er heel blij mee en ik denk dat we de doelstelling van paperless office op deze manier redelijk behalen.

Via de leverancier van CarIT kwam ik terecht bij Scan Sys: een digitaal verwerkingssysteem voor papieren en digitale facturen. Hoe het werkt? In één woord: perfect!”

Over de ImageCapture software in combinatie met Ridder ben ik heel tevreden. Ik kan het product dan ook absoluut iedereen die met Ridder iQ werkt aanraden. De implementatie is voorspoedig verlopen, wij zijn eigenlijk heel soepel overgestapt naar het geautomatiseerd verwerken van de facturen.

Scan Sys is een prima partij waar je goed zaken mee kunt doen. Ze verplaatsen zich in de wensen van de klant. Ze gaan niet uit van hun eigen product maar proberen juist de wensen van de klant te vertalen naar het product.

Scan Sys is een flexibele partij die voor ons de software op maat heeft afgestemd. Bij andere partijen wordt niet altijd dezelfde flexibiliteit geboden. Het pakket helpt om het verwerkingsproces van facturen vele malen sneller te laten verlopen en biedt het gemak van digitale beschikbaarheid van de documenten.”

Als je met iemand van Scan Sys om de tafel gaat zitten om jouw wensen te bespreken, dan kan dit bijna altijd gerealiseerd worden. Er is een heleboel mogelijk met de software en dit kan helemaal op maat worden afgestemd. De consultant denkt echt mee in het proces en geeft ook aan wat er eventueel nog meer mogelijk is met de software buiten hetgeen wat je zelf al hebt bedacht.

We hebben geconstateerd dat alles kan met dit pakket. Er zijn eigenlijk geen aanpassingen aan de software gedaan om het zo te kunnen gebruiken. We konden volstaan met de inrichting. De software is een zeer flexibele toolbox met enorm veel mogelijkheden. Het proces draait gewoon altijd en wij hoeven er verder niet echt meer over na te denken. Dat is heel fijn.

Mijn ervaringen met Scan Sys zijn erg positief. Met behulp van jullie consultant draaide het systeem al binnen drie weken! Die samenwerking is ons erg goed bevallen. Ons gehele inkoopproces is sterk verbeterd, met name op de administratie merken we een groot verschil, maar ook onze projectmanagers zijn erg tevreden met de nieuwe manier van werken.

De software is erg gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en biedt flexibiliteit in de verwerkingswijze. Veel processen lopen automatisch op de achtergrond, daar hoef je eigenlijk niet over na te denken.

Wat heeft het werken met ImageCapture opgeleverd? Met name een enorme tijdsbesparing. We hoeven niet meer te zoeken naar documenten en we hebben een veel betere positie richting onze leveranciers. Betalingen komen op tijd en het crediteurensaldo wordt beter beheerd. Dit geeft vertrouwen aan onze leveranciers. Ook kunnen wij meer werk verzetten met hetzelfde aantal mensen.

Vanaf het begin konden wij lezen en schrijven met Scan Sys. Een woord is een woord en afspraak is afspraak.

Met name de eerste maanden hebben wij het nieuwe proces met ImageCapture heel strak gemonitord op aantallen en tijdsbesparing. Inmiddels is het al zo ingeburgerd en onderdeel geworden van onze administratie dat het bij niemand ter discussie staat. Het systeem werkt gewoon heel plezierig. Het heeft ons net dat stukje extra ruimte gegeven om meer te kunnen doen met de bestaande capaciteit.

De frontdesk is met een halve fte afgenomen (door natuurlijk verloop) en de software heeft dit gecompenseerd. Ook merken wij de snelheid van het verwerkingsproces, ondanks dat wij met minder mensen werken. Het voordeel van ImageCapture is dat alles wat binnenkomt direct de software in gaat. Daarnaast is het makkelijker om werk van elkaar over te nemen op verschillende vestigingen, omdat de documenten digitaal zijn en dus niet ergens op een bureau blijven liggen.

De inzet van ImageCapture heeft er voor gezorgd dat de financiële afwikkeling een stuk soepeler gaat. We komen nauwelijks nog fouten tegen, onze crediteuren ontvangen tijdig, tot op de dag nauwkeurig, hun betalingen, en het belangrijkste; Onze mensen kunnen zich bezig houden met hetgeen waar ze goed in zijn, hun core business.

Wij staan open voor nieuwe ontwikkelingen in combinatie met de ImageCapture software en willen graag blijven nadenken over andere processen die wij met behulp van de software ook kunnen automatiseren. Ik zal mijn klanten en geïnteresseerden de software zeker aanbevelen.

Na het zien van de demonstratie van Scan Sys zagen wij dat er nog meer mogelijk is met de software dan alleen het verwerken van inkoopfacturen én dat de software goed geïntegreerd kon worden met workflow functionaliteit. Het pakket is erg gebruiksvriendelijk en een bewezen goed product. Het werkt stabiel en ik zou het dan ook iedereen aanbevelen.

Met name gebruikers van Exact software zou ik ImageCapture software aanraden! Niet alleen is het pakket heel gebruiksvriendelijk, het is ook heel herkenbaar. Alle boekingsvelden die je normaal in Exact zou verwachten vind je ook terug in het ImageCapture boekingsscherm.

De tijdswinst die ik heb behaald is zo enorm dat ik me eigenlijk verbaas dat er nog kantoren zijn die geen gebruik maken van dit product. Met een uurtje boeken per dag kan ik op jaarbasis 30.000 facturen verwerken.

Scan Sys doet wat ze beloven en is een betrouwbare partij. Ze denken mee en proberen hierbij niet direct het onderste uit de kan te halen. Onze ervaringen met de helpdesk zijn erg prettig.Ook bij de meest ingewikkelde vraagstukken zijn zij altijd bereid je verder te helpen. Onze administratie heeft in al die jaren nog nooit een dag stil gelegen door issues met de software. Dit is cruciaal voor onze afdeling omdat wij te maken hebben met grote aantallen facturen die dagelijks verwerkt moeten worden.